نظام السلف هو نظام محاسبي لدفع المصروفات النثرية وتجديدها لاحقًا. المصروفات النثرية عبارة عن احتياطي صغير من النقد يتم الاحتفاظ به في الموقع في موقع العمل لتلبية الاحتياجات النقدية العرضية. تم تصميم نظام السلف لتوفير طريقة يدوية بدائية لتتبع أرصدة المصروفات النثرية وكيفية استخدام النقد. الميزات الأساسية لنظام السلف هي:
يتم تخصيص مبلغ نقدي ثابت لصندوق المصروفات النثرية ، والذي يتم ذكره في حساب منفصل في دفتر الأستاذ العام.
يتم توثيق جميع التوزيعات النقدية من صندوق المصروفات النثرية بالإيصالات.
تستخدم إيصالات المصروفات النثرية كأساس لعمليات تجديد دورية لصندوق المصروفات النثرية.
تتم مراجعة الفروق بين أرصدة الأموال المتوقعة والفعلية والتحقيق فيها بشكل منتظم.
في جوهرها ، يتم الاعتراف بالمصروفات عند إجراء تجديدات نقدية جديدة لصندوق المصروفات النثرية من حساب جاري للشركة. عندما يتم الدفع نقدًا من الحساب الجاري ، يكون الإدخال خصمًا للمصروفات المختلفة التي يتم توفير الإيصالات الخاصة بها من قبل أمين المصروفات النثرية ، وائتمانًا في الحساب النقدي.
ما لم يتم تغيير المبلغ النقدي المخصص لصندوق المصروفات النثرية بشكل متعمد ، فلا يوجد سبب لوجود إدخال آخر في الحساب المستخدم لتوثيق رصيد المصروفات النثرية ، نظرًا لأن جميع عمليات تجديد المصروفات النثرية تأتي من الحساب الجاري للشركة.
الميزة الرئيسية لهذا النظام هي الحاجة إلى توثيق جميع النفقات. يعد القيام بذلك طريقة ممتازة للحفاظ على مستوى عالٍ من التحكم في المدفوعات النقدية.
تتراجع شعبية نظام السلف ، نظرًا لأن العديد من الشركات تفضل استخدام بطاقات ائتمان الشركة للمشتريات العرضية ، أو تجعل الموظفين يدفعون نقدًا ثم يتقدمون بطلب السداد من خلال نظام سداد مصروفات الشركة. أيضًا ، يمكن أن يتسبب نظام السلف في حدوث تسرب نقدي من شركة ، إما من خلال سرقة النقد أو لأن أمين المصروفات النثرية لا يقوم بعمل مناسب لتسجيل المدفوعات.
