المصروفات النثرية هي مبلغ نقدي صغير يتم الاحتفاظ به في مباني الشركة لسداد الاحتياجات النقدية البسيطة. ومن أمثلة هذه المدفوعات اللوازم المكتبية والبطاقات والزهور وما إلى ذلك. يتم تخزين المصروفات النثرية في درج أو صندوق المصروفات النثرية بالقرب من المكان الذي تشتد الحاجة إليه. قد يكون هناك العديد من مواقع المصروفات النثرية في شركة أكبر ، ربما موقع واحد لكل مبنى أو حتى موقع واحد لكل قسم. يتم استخدام نظام محاسبة منفصل لتتبع معاملات المصروفات النثرية.
نظام المصروفات النثرية
لإنشاء صندوق المصروفات النثرية ، ينشئ أمين الصندوق شيكًا بمبلغ التمويل المخصص لصندوق نثري معين (عادةً بضع مئات من الدولارات). بدلاً من ذلك ، يمكن لأمين الصندوق ببساطة حساب الأموال النقدية لصندوق المصروفات النثرية ، إذا كان هناك ما يكفي من الفواتير والعملات المعدنية في المبنى. الإدخال الأولي لدفتر يومية المصروفات النثرية هو خصم لحساب المصروفات النثرية وائتمان في الحساب النقدي.
ثم يقوم أمين المصروفات النثرية بصرف المصروفات النثرية من الصندوق مقابل المقبوضات المتعلقة بأي نفقات قد تكون. لا يوجد إدخال في المجلة في هذه المرحلة ؛ وبدلاً من ذلك ، استمر الرصيد النقدي في صندوق المصروفات النثرية في الانخفاض ، بينما يستمر عدد المقبوضات في الزيادة. يجب أن يساوي إجمالي المقبوضات والنقدية المتبقية المبلغ الأولي لتمويل المصروفات النثرية في جميع الأوقات. ومع ذلك ، قد تؤدي أخطاء التسجيل والسرقة إلى اختلاف عن مبلغ التمويل الأولي.
عندما ينخفض الرصيد النقدي في صندوق المصروفات النثرية إلى مستوى أدنى بما فيه الكفاية ، يطلب أمين المصروفات النثرية المزيد من النقد من أمين الصندوق. يأخذ هذا شكل تلخيص لجميع الإيصالات التي جمعها أمين الحفظ. ينشئ أمين الصندوق شيكًا جديدًا في مبلغ الإيصالات ، ويستبدل الشيك بالإيصالات. إدخال دفتر اليومية المصروفات النثرية هو خصم لحساب المصروفات النثرية وائتمان في الحساب النقدي.
يقوم أمين المصروفات النثرية بإعادة تعبئة درج أو صندوق المصروفات النثرية ، والذي يجب أن يحتوي الآن على المبلغ الأصلي للنقدية المخصص للصندوق. يقوم أمين الصندوق بإنشاء إدخال دفتر يومية لتسجيل إيصالات المصروفات النثرية. هذا ائتمان لحساب المصروفات النثرية ، وربما مدينًا إلى عدة حسابات نفقات مختلفة ، مثل حساب اللوازم المكتبية (اعتمادًا على ما تم شراؤه بالنقد). يجب أن يكون الرصيد في حساب المصروفات النثرية هو نفس المبلغ الذي بدأ به.
في الواقع ، يكون الرصيد في حساب المصروفات النثرية أعلى من المبلغ النقدي الموجود بالفعل في صندوق المصروفات النثرية ، حيث يتم دفع الأموال النقدية الموجودة في الصندوق باستمرار. ومع ذلك ، فإن الاختلاف طفيف لدرجة أنه ليس مهمًا تمامًا للنتائج في البيانات المالية. وبالتالي ، لا تتم تسوية الفرق إلا عندما يتعين تجديد صندوق المصروفات النثرية.
مثال على محاسبة المصروفات النثرية
تنشئ شركة صندوقًا للمصروفات النثرية وتمولها مبدئيًا بمبلغ 300 دولار. الدخول هو:
