يعد الملف الرئيسي للبائع مستودعًا لقدر كبير من المعلومات حول موردي الشركة ، والتي يتم استخدامها لدفع فواتير الموردين وإصدار أوامر الشراء. عندما يكون لدى الشركة عدد صغير نسبيًا من الموردين ، فإن عددًا كبيرًا من الأخطاء سيتسلل تدريجيًا إلى الملف الرئيسي للبائع. فيما يلي عدد من الطرق المقترحة لتنظيف الملف:
بشكل منتظم ، اطبع تقريرًا لكل مورد يوضح كل حقل يتم استخدامه في ملف المورد الرئيسي. افحص التقرير بحثًا عن المعلومات المفقودة في الحقول الأكثر أهمية ، مثل أكواد الضرائب وأرقام تعريف دافعي الضرائب (TINs).
اطبع قائمة بالموردين ، مرتبة حسب الاسم ، وابحث عن الأسماء المكررة التي تشير إلى وجود سجلات مكررة. حدد أيًا من هذه السجلات سيتم أرشفته ووضع علامة على عدم استخدامه مرة أخرى.
اطبع تقريرًا يوضح المدفوعات للموردين على مدار العامين الماضيين. إذا لم يكن هناك أي نشاط خلال تلك الفترة الزمنية ، فضع علامة على ملفات المورد الرئيسية ذات الصلة باعتبارها مؤرشفة.
قارن أرقام تعريف دافع الضرائب المسجلة لأحدث الموردين مع برنامج مطابقة رقم التعريف الضريبي على موقع ويب مصلحة الضرائب للتحقق من صحة الأرقام المسجلة. قم بتحديث أي معلومات غير صحيحة.
