دفتر الأستاذ العام هو المجموعة الرئيسية للحسابات التي تلخص جميع المعاملات التي تحدث داخل الكيان. قد تكون هناك مجموعة فرعية من دفاتر الأستاذ التي تلخص في دفتر الأستاذ العام. يتم استخدام دفتر الأستاذ العام ، بدوره ، لتجميع المعلومات في البيانات المالية للشركة ؛ يمكن القيام بذلك تلقائيًا باستخدام برامج المحاسبة ، أو عن طريق تجميع البيانات المالية يدويًا من المعلومات الموجودة في تقرير ميزان المراجعة (وهو تلخيص لأرصدة النهاية في دفتر الأستاذ العام).
يحتوي دفتر الأستاذ العام على إدخال مدين وائتمان لكل معاملة مسجلة داخله ، بحيث يتطابق إجمالي جميع أرصدة المدين في دفتر الأستاذ العام دائمًا مع إجمالي جميع الأرصدة الدائنة. إذا لم تتطابق ، يُقال إن دفتر الأستاذ العام غير متوازن، ويجب تصحيحها قبل تجميع بيانات مالية موثوقة منه.
يتكون دفتر الأستاذ العام من جميع الحسابات الفردية اللازمة لتسجيل الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات والمكاسب والخسائر المعاملات التجارية. في معظم الحالات ، يتم تسجيل المعاملات التفصيلية مباشرة في حسابات دفتر الأستاذ العام هذه. في بعض الحالات التي يؤدي فيها حجم المعاملات إلى إرباك حفظ السجلات في دفتر الأستاذ العام ، يتم تحويل المعاملات إلى دفتر الأستاذ الفرعي ، حيث يتم تسجيل إجماليات الحساب فقط في حساب التحكم في دفتر الأستاذ العام. في الحالة الأخيرة ، يجب على الشخص الذي يبحث عن مشكلة في البيانات المالية الرجوع إلى دفتر الأستاذ الفرعي للعثور على معلومات حول المعاملة الأصلية. عادةً ما تتم طباعة دفتر الأستاذ العام وتخزينه في دفتر نهاية العام للمؤسسة ، والذي يعمل بمثابة أرشيف سنوي لمعاملاتها التجارية.
يتم تعيين أرقام حسابات تعريف فريدة لحسابات دفتر الأستاذ العام. قد تتراوح هذه الأرقام من رمز بسيط مكون من ثلاثة أرقام إلى إصدار أكثر تعقيدًا يحدد الإدارات الفردية والشركات التابعة. عادةً ما يتم تكوين أرقام الحسابات داخل دفتر الأستاذ العام بحيث يتم سرد جميع الحسابات الملخصة في الميزانية العمومية قبل تلخيص جميع الحسابات في بيان الدخل.
شروط مماثلة
يُعرف دفتر الأستاذ العام أيضًا باسم دفتر الإدخال النهائي.
