تمويل

مفاهيم المحاسبة اللاورقية

تتضمن المحاسبة غير الورقية معالجة المعاملات الإلكترونية بالكامل ، دون الحاجة إلى استخدام ورق في أي عملية تجارية. الهدف هو تبسيط العمليات وتقليل معدلات أخطاء المعاملات والقضاء على تخزين المستندات. ومع ذلك ، هذا مفهوم أكثر من كونه حقيقة في معظم المنظمات. بدلاً من ذلك ، تميل الشركات إلى التحرك في الاتجاه العام للعمليات اللاورقية بمرور الوقت من خلال تنفيذ عدد من التحسينات اللاورقية على الأنظمة الحالية. أسهل طريقة للقيام بذلك هي الاستعانة بمصادر خارجية لبعض العمليات لأطراف ثالثة ابتكرت حلولًا غير ورقية. على سبيل المثال:

  • تقرير المصاريف. أحد أكثر الخيارات غير الورقية شيوعًا هو جعل الموظفين يسجلون الدخول إلى موقع ويب متخصص في سداد تقارير النفقات. يقومون بإدخال معلومات تقرير المصاريف الخاصة بهم حسب الحاجة ، وإرسال النسخ الإلكترونية من إيصالاتهم إذا طلبها النظام ، ويتم دفعها عن طريق ACH. لم تصل أي أعمال ورقية إلى الشركة أبدًا.

  • Lockbox. يمكن للعملاء إرسال مدفوعات الشيكات إلى صندوق الأمانات الذي يديره بنك الشركة. يقوم البنك بمسح الشيكات ونشر هذه المعلومات على موقع ويب آمن ، والذي يصل إليه أمين الصندوق في الشركة كل يوم لاستخراج معلومات الدفع.

  • كشف رواتب. يمكن للموظفين إدخال وقت عملهم من خلال بوابة إلكترونية ، وبعد ذلك يقوم المورد بمعالجة كشوف المرتبات وإصدار مدفوعات ACH للموظفين.

  • الذمم الدائنة. يمكن لموظفي الدائنين إدخال الذمم الدائنة في موقع ويب يتحكم فيه البنك ، وتحديد العناصر التي سيتم دفعها ، وجعل البنك يصدر مدفوعات ACH.

من الممكن أيضًا أن يكون لديك محاسبة غير ورقية مع العمليات الداخلية ، على الرغم من أن هذا عادة ما يكون ممكنًا فقط عندما يكون هناك نظام على مستوى المؤسسة في مكانه. إذا كان الأمر كذلك ، يمكن بدء المعاملات في الأقسام الأخرى ويقوم النظام تلقائيًا بإخطار موظفي المحاسبة بوجوب اتخاذ بعض الإجراءات. على سبيل المثال ، يقوم قسم الشحن بشحن البضائع ، ويقوم البرنامج بإخطار كاتب الفواتير لإصدار فاتورة ؛ لا يتم إرسال إشعار شحن ورقي إلى كاتب الفواتير.

من الممكن أيضًا الانخراط في المحاسبة غير الورقية إلى حد ما عن طريق مسح المستندات ضوئيًا في قاعدة بيانات على الإنترنت ، والتي يتم ربطها بعد ذلك بمعاملات محددة في نظام المحاسبة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون هناك قدر كبير من العمل المتضمن في المسح الضوئي ، وقد يتم الاحتفاظ بالمستندات الأصلية. وبالتالي ، فإن رقمنة المستندات الحالية لا تعالج المفهوم الأساسي للمحاسبة اللاورقية ، وهو عدم وجود مستندات في البداية.