التتضمن طريقة الجرد الدائم التحديث المستمر لسجلات مخزون الكيان بأحدث المبيعات والمشتريات. تتضمن هذه التحديثات عادةً الإضافات والطرح من المخزون لأنشطة مثل أصناف المخزون المستلمة والبضائع المباعة من المخزون والبضائع المرتجعة والأصناف المنتقاة من المخزون لاستخدامها في عملية الإنتاج. هذه الطريقة هي نظام تتبع المخزون القياسي الذي تستخدمه أي مؤسسة تحتفظ باستثمار كبير في المخزون ، حيث إنها ضرورية لإدارة المخزون في الوقت الفعلي. من الضروري اعتماد الممارسات التالية من أجل تشغيل نظام جرد دائم بنجاح:
قاعدة بيانات الكمبيوتر. في ظل نظام دائم ، يتم الاحتفاظ بسجل منفصل لتتبع الإضافات والحذف من المخزون لكل عنصر مخزون. في حين أنه من الممكن القيام بذلك باستخدام نظام "البطاقة" اليدوي ، إلا أن الجرد من أي حجم يتطلب معالجة تدفق المعاملات المرتبطة بقاعدة بيانات الكمبيوتر.
عد الدورات. استخدم الجرد الدوري لعد الأقسام الصغيرة باستمرار من المخزون ، وتحقق من أي تباينات تم العثور عليها. هذه تقنية ممتازة للحفاظ على دقة سجل المخزون.
ترميز الموقع. من المستحيل إجراء عمليات الجرد الدورية إذا كان موظفو المستودع لا يعرفون مكان البحث ، لذلك قم بتعيين رمز موقع لكل عنصر مخزون ، حيث سيتم تخزينه. من المقبول أن يكون لديك أكواد مواقع متعددة لعنصر مخزون واحد.
وصول مقيد. هناك تحسن كبير في دقة سجل المخزون عندما يكون الوصول إلى المخزون الذي يتم تتبعه مقيدًا ، مثل السياج والبوابة المغلقة. خلاف ذلك ، من السهل جدًا على شخص ما إزالة البضائع من التخزين ، أو نقل البضائع إلى موقع مختلف.
المعاملات الأساسية المستخدمة في طريقة الجرد الدائم هي:
سجل عملية شراء. هذا خصم لحساب المخزون وائتمان لحساب الدائنين.
سجل عملية بيع. هذا خصم على تكلفة حساب البضائع المباعة وائتمان لحساب المخزون.
سجل حركة. لا يوجد إدخال دفتر أستاذ عام للانتقال بين مواقع التخزين ، على الرغم من أن نظام إدارة المستودعات يجب أن يسجل التغيير في الموقع.
سجل تعديل الكمية. هذا خصم على تكلفة البضائع المباعة أو حساب انكماش المخزون وائتمان لحساب المخزون.
تختلف طريقة الجرد الدائم اختلافًا جوهريًا عن الطريقة الأخرى المستخدمة لتتبع المخزون ، والتي تسمى طريقة الجرد الدوري. تتضمن الطريقة الدورية تجميع جميع المشتريات خلال فترة محاسبية ، وإجراء جرد مادي للمخزون في نهاية الفترة ، ثم استخدام الحساب التالي للوصول إلى تكلفة البضائع المباعة لفترة ما:
بداية المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون = تكلفة البضائع المباعة
يعتمد نظام الجرد الدوري على وجود جرد دقيق للمخزون فقط عند إجراء الجرد المادي. في جميع الأوقات الأخرى ، لا تعرف الشركة التي تستخدم النظام الدوري العدد الدقيق للوحدات الموجودة في المخزون ، مما يجعلها أدنى من طريقة الجرد الدائم.
