تعريف المصاريف مسبقة الدفع
المصروفات المدفوعة مقدمًا هي المصروفات المدفوعة في فترة محاسبية واحدة ، ولكن لن يتم استهلاك الأصل الأساسي لها حتى فترة مستقبلية. عندما يتم استهلاك الأصل في النهاية ، يتم تحميله على المصروفات. إذا استهلكت على مدى فترات متعددة ، فقد تكون هناك سلسلة من الرسوم المقابلة للمصروفات.
يتم الاحتفاظ بالمصروفات المدفوعة مسبقًا في الميزانية العمومية للمؤسسة كأصل حالي حتى يتم استهلاكها. سبب تعيين الأصول الحالية هو أن معظم الأصول المدفوعة مسبقًا يتم استهلاكها في غضون بضعة أشهر من تسجيلها الأولي. إذا كان من المحتمل ألا يتم استهلاك مصروفات مدفوعة مسبقًا خلال العام المقبل ، فسيتم تصنيفها بدلاً من ذلك في الميزانية العمومية كأصل طويل الأجل (نادر).
مثال على المصروفات المدفوعة مقدمًا هو التأمين ، والذي يتم دفعه بشكل متكرر مقدمًا لفترات مستقبلية متعددة ؛ تقوم المنشأة في البداية بتسجيل هذه النفقات كمصروفات مدفوعة مسبقًا (أصل) ، ثم تحمّلها كمصروفات خلال فترة الاستخدام. عنصر آخر شائع في حساب المصاريف المدفوعة مقدمًا هو الإيجار المدفوع مسبقًا.
يتم تسجيل المصروفات كمصروفات مدفوعة مسبقًا من أجل التطابق بشكل أكبر مع الاعتراف بها كمصروفات مع الفترات التي يتم فيها استهلاكها بالفعل. إذا كان على شركة ما عدم استخدام مفهوم المواد الأولية ، فسيتم تقليل قيمة أصولها إلى حد ما على المدى القصير ، وكذلك أرباحها. لا يتم استخدام مفهوم المواد المسبقة الدفع تحت الأساس النقدي للمحاسبة ، والذي يشيع استخدامه من قبل المنظمات الأصغر.
محاسبة الدفع المسبق
تتبع المحاسبة الأساسية للمصروفات المدفوعة مسبقًا الخطوات التالية:
عند التسجيل الأولي لفاتورة المورد في نظام المحاسبة ، تحقق من أن العنصر يفي بمعايير الشركة للمصاريف المدفوعة مسبقًا (الأصل).
إذا كان العنصر يفي بمعايير الشركة ، فقم بتحميله على حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا. إذا لم يكن كذلك ، قم بتحميل المبلغ الذي تم تحرير فاتورة به على حساب الفترة الحالية.
سجل مبلغ المصروفات في جدول بيانات تسوية المصروفات المدفوعة مسبقًا.
في نهاية الفترة المحاسبية ، حدد عدد الفترات التي سيتم خلالها إطفاء العنصر ، وأدخل هذه المعلومات في جدول بيانات التسوية. يجب أن يتضمن هذا الإدخال مبلغ القسط الثابت للإطفاء الذي سيتم تحصيله في كل فترة من الفترات المعمول بها.
في نهاية الفترة المحاسبية ، قم بإنشاء إدخال تعديل يقوم بإطفاء المبلغ المحدد مسبقًا لحساب المصروفات الأكثر صلة.
بمجرد اكتمال جميع عمليات الاستهلاك ، تحقق من أن الإجمالي في جدول البيانات يطابق إجمالي الرصيد في حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بالتوفيق بين الاثنين والضبط حسب الضرورة.
من أفضل الممارسات عدم تسجيل المصروفات الصغيرة في حساب المصاريف المدفوعة مسبقًا ، حيث يتطلب الأمر الكثير من الجهد لتتبعها بمرور الوقت. بدلاً من ذلك ، اشحن هذه المبالغ الصغيرة على المصاريف عند تكبدها. لتوسيع هذا المفهوم بشكل أكبر ، ضع في اعتبارك تحميل الأرصدة المتبقية على المصروفات بمجرد إطفاءها إلى حد أدنى معين. يجب أن يخضع كلا الإجراءين لسياسة محاسبية رسمية تنص على الحد الأدنى الذي يتم عنده تحميل المصروفات المدفوعة مسبقًا على المصروفات.
مثال على مصروفات الدفع المسبق
تدفع الشركة 60 ألف دولار مقدمًا لتأمين مسؤولية المديرين والضباط للعام المقبل. إدخال المجلة هو:
