تتضمن محاسبة كشوف المرتبات جميع جوانب حساب ودفع التعويضات للموظفين ، بما في ذلك دفع المبالغ المقتطعة إلى أطراف ثالثة. نتيجة هذه العملية هي توثيق النفقات المرتبطة بجميع أنواع التعويضات ، بالإضافة إلى المدفوعات للموظفين في الوقت المناسب. على الرغم من أن بعض الأنظمة التي تتضمن قدرًا أكبر أو أقل من التشغيل الآلي قد لا تتضمن كل هذه الخطوات ، فإن تدفق العملية التالي سيتم تطبيقه على معظم أنظمة كشوف المرتبات:
قم بإعداد موظفين جدد. اطلب من الموظفين الجدد ملء المعلومات الخاصة بكشوف المرتبات كجزء من عملية التوظيف ، مثل نموذج W-4 ونماذج التأمين الطبي التي قد تتطلب استقطاعات من كشوف المرتبات. احتفظ بنسخ من هذه المعلومات لتضمينها في كشوف المرتبات التالية.
جمع معلومات بطاقة الوقت. لا يتطلب الموظفون بأجر أي تغيير في الأجور المدفوعة لكل كشوف رواتب ، ولكن يجب عليك جمع وتلخيص المعلومات حول ساعات العمل من قبل الموظفين غير المعفيين. قد يتضمن ذلك قيام الموظفين بفحص شارة من خلال ساعة زمنية محوسبة.
تحقق من معلومات بطاقة الوقت. لخص معلومات كشوف المرتبات التي تم جمعها للتو واطلب من المشرفين التحقق من تسجيل الموظفين لوقتهم بشكل صحيح.
تلخيص الأجور المستحقة. قم بضرب عدد ساعات العمل في معدل الأجر لكل موظف ، مع الأخذ في الاعتبار أي وقت إضافي أو فوارق التحول.
أدخل تغييرات الموظف. قد يطلب الموظفون إجراء تغييرات على رواتبهم ، عادةً على الضرائب أو مبالغ التقاعد المقتطعة. قد تحتاج إلى تسجيل الكثير من هذا قبل حساب الضرائب ، لأنه يؤثر على مقدار الأجور التي يتم تطبيق الضرائب عليها.
احسب الضرائب. استخدم جداول ضريبة IRS لتحديد مقدار الضرائب المقتطعة من الراتب الإجمالي للموظفين.
احسب خصومات الأجور. قد يكون هناك عدد من الخصومات الإضافية للتخلص من صافي دخل الموظف ، بما في ذلك الخصومات للتأمين الطبي والتأمين على الحياة والزينة ومستحقات النقابات. يجب عليك أيضًا تتبع مبالغ الهدف لهذه الخصومات ، بحيث تتوقف عن الخصم بمجرد الوصول إلى إجمالي الأهداف.
اقتطع الدفعات اليدوية. إذا تم إجراء دفعات يدوية بالفعل للموظفين ، مثل السلف ، فقم بخصم هذه المبالغ من صافي الراتب المتبقي.
إنشاء سجل كشوف المرتبات. لخص معلومات الأجور والخصم لكل موظف في سجل كشوف المرتبات ، والتي يمكنك تلخيصها بعد ذلك لإنشاء إدخال دفتر يومية لتسجيل كشوف المرتبات. يتم إنشاء هذا المستند تلقائيًا بواسطة جميع حزم برامج كشوف المرتبات.
طباعة شيكات الرواتب. طباعة شيكات رواتب الموظفين باستخدام المعلومات الموجودة في سجل الرواتب. عادةً ما تفصل إجمالي الراتب والخصومات وصافي الأجر في إشعار التحويلات المصاحب لشيك الراتب.
الدفع عن طريق الإيداع المباشر. قم بإخطار معالج الإيداع المباشر الخاص بك بمبلغ أي مدفوعات إيداع مباشر ، وإصدار إخطارات التحويل للموظفين بخصوص هذه المدفوعات.
إصدار شيكات الرواتب. إصدار شيكات رواتب للموظفين ، تتطلب تحديد هوية الموظف إذا كان هناك عدد كبير من الموظفين.
ضرائب الإيداع المقتطعة. إيداع جميع ضرائب الرواتب المقتطعة والضرائب المطابقة لصاحب العمل في أحد البنوك المرخص لها بمعالجة هذه المعاملات.
إدخالات دفتر الرواتب
إدخال دفتر اليومية الأساسي لكشوف المرتبات هو إدخال مستوى الملخص الذي يتم تجميعه من سجل كشوف المرتبات ، والذي يتم تسجيله إما في دفتر يومية كشوف المرتبات أو دفتر الأستاذ العام. يتضمن هذا الإدخال عادةً ديونًا لنفقات العمالة المباشرة والرواتب وجزء الشركة من ضرائب الرواتب. سيكون هناك أيضًا ائتمانات لعدد من الحسابات ، كل منها يوضح بالتفصيل المسؤولية عن ضرائب الرواتب التي لم يتم دفعها ، بالإضافة إلى المبلغ النقدي الذي تم دفعه بالفعل للموظفين مقابل صافي رواتبهم. الإدخال الأساسي (بافتراض عدم وجود مزيد من التفصيل للخصم حسب الأقسام الفردية) هو:
