تتضمن محاسبة الحسابات الدائنة تسجيل الالتزامات ودفعها. هذا هو المجال الوظيفي الأساسي الذي من خلاله تسجل الشركة النفقات وتدفع للأطراف الأخرى. مهام محاسبة الحسابات الدائنة الرئيسية هي كما يلي:
- تأكيد فاتورة. تتمثل الخطوة الأولى في محاسبة الحسابات الدائنة في التأكد من صلاحية جميع الفواتير الواردة من الموردين. هناك طريقتان للقيام بذلك. أحد الخيارات هو أن يوافق موظف معتمد على كل فاتورة. يتمثل الخيار الآخر في مقارنة المعلومات الواردة في كل فاتورة بأمر الشراء المفوض واستلام الوثائق ، وهو ما يسمى المطابقة الثلاثية. نظرًا لأن كلا الخيارين كثيف العمالة ، فمن المعتاد عدم التحقق من الفواتير التي تحتوي على إجماليات صغيرة بالدولار.
- تسجيل الفاتورة. بمجرد التحقق من الفاتورة ، يقوم المحاسب بإدخال المبلغ المستحق في برنامج الحسابات الدائنة. تتضمن المعلومات التي تم إدخالها اسم المورد وتاريخ الفاتورة ومبلغ الفاتورة. دائمًا ما يكون الإدخال المحاسبي ذي الصلة الذي تم إنشاؤه بواسطة برنامج المحاسبة بمثابة ائتمان لحساب الحسابات الدائنة. قد يكون الخصم المدين إما لحساب مصروفات أو أصول.
- دفع الفاتورة. عندما تكون الفاتورة مستحقة الدفع ، يقوم المحاسب بإعدادها للدفع من خلال برنامج المحاسبة. يعني هذا عادةً تشغيل سجل الشيكات الأولي ومراجعته لضمان دفع جميع العناصر المجدولة للدفع بالفعل. إذا كان الأمر كذلك ، فتحقق من تحميل المخزون في الطابعة وطباعة الشيكات. يتم إرفاق المعلومات الداعمة بكل شيك ثم إعادة توجيهها إلى موقِّع الشيك ، الذي يراجع كل حزمة من المعلومات بحثًا عن الأخطاء ثم يوقع الشيكات. البديل هو إرسال المدفوعات الإلكترونية مباشرة إلى الحسابات المصرفية للموردين. بعد الدفع ، يتم تدبيس جميع معلومات الدفع معًا وتقديمها باسم المورد.
هناك عدد من المهام الإضافية المتضمنة في محاسبة الحسابات الدائنة ، بما في ذلك ما يلي:
- تسوية حساب الذمم الدائنة بشكل دوري ، للتأكد من أن رصيد الحساب يطابق المبالغ الفعلية المستحقة للموردين.
- أرسل نماذج 1099 إلى الموردين بعد نهاية السنة التقويمية ، إذا تجاوزت المدفوعات الإجمالية لهم حدًا.
- الاتصال بالموردين للتأكد من أنهم صرفوا جميع الشيكات المرسلة إليهم ؛ خلاف ذلك ، قد يتعين إعادة توجيه مبالغ الشيكات غير المسددة إلى حكومة الولاية كممتلكات لم تتم المطالبة بها.
