عندما تتلقى شركة عددًا كبيرًا من مدفوعات العملاء كل يوم ، فقد يكون من الصعب جدًا على أمين الصندوق تطبيق الإيصالات مقابل حسابات القبض المفتوحة في الوقت المناسب. إذا كان الأمر كذلك ، فقد تتأخر الودائع. يمكن ضغط عملية تطبيق النقد بشكل كبير من خلال استخدام التطبيق النقدي التلقائي.
يتطلب التطبيق النقدي التلقائي أن يستخدم مشغل صندوق القفل تغذية البيانات لإرسال معلومات التعرف على الأحرف بالحبر المغناطيسي (MICR) إلى الشركة من كل شيك يتم استلامه في صندوق الأمانات ، بالإضافة إلى إجمالي مبلغ الدفع. يستخدم برنامج التطبيقات النقدية جدول قرار لتقرير كيفية تطبيق هذه المدفوعات لفتح حسابات القبض. تتبع عملية القرار الآلي بشكل عام الخطوات التالية:
- طابق رقم الحساب المصرفي الموضح في معلومات MICR لكل شيك مع العميل الصحيح. يؤدي هذا إلى الوصول إلى سجل العميل الصحيح للحسابات المفتوحة المستحقة القبض.
- تطابق المدفوعات فقط مع الفواتير حيث يكون مبلغ الدفع مطابقًا تمامًا لمبلغ الفاتورة.
- من بين الدفعات المتبقية ، قم فقط بمطابقة المبالغ النقدية مع الفواتير التي يتطابق فيها المبلغ النقدي مع المبلغ الدقيق للعديد من الفواتير التي أصبحت مستحقة الدفع للتو.
- اطرح جميع الدفعات المتبقية للمراجعة اليدوية.
يمكن أن يحتوي جدول القرار على قواعد أكثر تعقيدًا ، مثل تطبيق النقد إذا لم تتضمن مبالغ الدفع عناصر الشحن و / أو ضريبة المبيعات للفاتورة. عندما تقوم الشركة بفحص المدفوعات التي يطرحها النظام ، يمكنها تعديل جدول القرار تدريجيًا لزيادة عدد التطبيقات النقدية التلقائية. ومع ذلك ، فإن تنوع الاستقطاعات التي تم إجراؤها يجعل من غير المحتمل إمكانية أتمتة عملية تقديم الطلبات النقدية بالكامل. ومع ذلك ، يمكن للتطبيق النقدي التلقائي أن يحسن بشكل كبير السرعة التي يتم بها استخدام النقد.
بمجرد إجراء التطبيقات النقدية ، يقوم البرنامج بترحيل هذه المدفوعات إلى وحدة الإيصالات النقدية في برنامج محاسبة الشركة. إذا كان نظام التطبيق النقدي التلقائي تطبيقًا قائمًا بذاته ، فهذا يعني أنه يجب نقل التحديثات إلى برنامج المحاسبة عبر واجهة مخصصة.
