في الأعمال التجارية التي لا تحتوي على سجلات جرد دقيقة ، من الضروري إجراء جرد كامل للمخزون بشكل دوري (المعروف باسم الجرد المادي). يتم ذلك عادة في نهاية الشهر أو ربع السنة أو السنة ، ليتزامن مع نهاية فترة التقرير. كما سيظهر الإجراء التالي ، يتطلب الأمر قدرًا كبيرًا من الجهد لإكمال جرد فعلي دقيق للمخزون ، لذلك تميل الشركات إلى الحد من عدد الأعداد التي يتم إكمالها سنويًا. خطوات العملية كالتالي:
ترتيب عدد العلامات. اطلب عددًا كافيًا من علامات الجرد المكونة من جزأين لمقدار المخزون المتوقع احتسابه. يجب ترقيم هذه العلامات بالتسلسل ، بحيث يمكن تتبعها بشكل فردي كجزء من عملية العد.
معاينة المخزون. قم بمراجعة المخزون قبل عدة أيام من جرد المخزون المجدول. إذا كانت هناك أرقام أجزاء مفقودة ، أو إذا بدت العناصر في حالة يصعب حسابها (مثل عدم تعبئتها أو تعبئتها) ، فأبلغ موظفي المستودع لإجراء التصحيحات اللازمة.
الجرد المسبق. راجع المخزون قبل عدة أيام وقم بحساب أي عناصر يمكن وضعها في حاويات محكمة الغلق. قم بإغلاقها في الحاويات ووضع علامة على الكمية على شريط الختم. هذا يجعل مهمة العد أسهل بكثير أثناء الجرد الفعلي. إذا تم كسر الختم ، فسيعرف فريق العد أنهم بحاجة إلى إعادة عد محتويات الحاوية.
استكمال إدخال البيانات. إذا كان هناك أي حركات إدخال بيانات متبقية يتعين إكمالها ، فقم بذلك قبل أن يبدأ الجرد المادي. يتضمن ذلك معاملات الإصدارات من المستودع والمرتجعات إلى المستودع والتحويلات بين مواقع الحاويات داخل المستودع.
إخطار مواقع التخزين الخارجية. إذا كان لدى الشركة أي مرافق تخزين خارجية أو مواقع تابعة لجهات خارجية تحتفظ بمخزون الشركة عند الشحن ، فأخبرهم بضرورة حساب مخزونهم المتاح اعتبارًا من تاريخ الجرد الرسمي وإرسال هذه المعلومات إلى مدير المستودع.
تجميد أنشطة المستودعات. أوقف جميع عمليات التسليم من المستودع ، وافصل أيضًا بين جميع البضائع المستلمة حديثًا حيث لن يتم احتسابها. خلاف ذلك ، ستكون سجلات المخزون في حالة تدفق أثناء جرد المخزون ، وبالتالي لن تكون موثوقة تمامًا.
إرشاد فرق العد. قم بتجميع فرق من شخصين لعد المخزون ، وتوجيههم في مهام الجرد الخاصة بهم. تتضمن هذه الواجبات وجود شخص واحد يقوم بحساب المخزون بينما يقوم الشخص الآخر بوضع علامة على المعلومات الموجودة على علامة الجرد. يتم لصق نسخة واحدة من البطاقة بالمخزون ، بينما يحتفظ الفريق بالنسخة الأخرى.
علامات الإصدار. يصدر كاتب المخزون مجموعات من علامات الجرد لفرق الجرد. كل فريق مسؤول عن إرجاع نطاق رقمي محدد لعلامات التعداد ، سواء تم استخدام العلامات أم لا. يضمن التحكم في جميع علامات العد أنه سيتم التحقيق في العلامات المفقودة على الفور.
تعيين مناطق العد. قم بتعيين مجموعة محددة من الصناديق لكل فريق عد. لاحظ هذه المواقع بقلم تمييز على خريطة المستودع. يجب أن يحتفظ كاتب المخزون بقائمة رئيسية بمناطق المستودع التي تم حسابها ، والفرق التي تم تعيينها لكل منطقة.
عد المخزون. يقوم شخص واحد في كل فريق بحساب عنصر معين داخل موقع سلة ، ثم يقوم الشخص الآخر بوضع علامة على موقع الحاوية ووصف العنصر ورقم الجزء والكمية ووحدة القياس في علامة الجرد. يلصق الفريق النسخة الأصلية من العلامة على عنصر المخزون ويحتفظ بالنسخة.
تحقق من العلامات. عند الانتهاء من منطقة الجرد ، يعود كل فريق جرد إلى كاتب المخزون ، الذي يتحقق من إرجاع جميع العلامات. إذا كان هناك المزيد من مناطق المستودعات ليتم عدها ، فقم بتعيين منطقة جديدة لفرق الجرد وإصدار كتل جديدة من علامات الجرد حسب الضرورة.
أدخل معلومات العلامة. أدخل المعلومات الموجودة على علامات العد في نموذج إدخال البيانات عبر الإنترنت. بمجرد اكتمال إدخال البيانات ، اطبع تقريرًا يعرض جميع أرقام العلامات التي تم إدخالها ، وفرزها حسب رقم العلامة ، وابحث عن أي فجوات في الأرقام. تحقق من أي فجوات ترقيم تم العثور عليها. سيضمن ذلك تضمين جميع بطاقات الجرد الصادرة في الملف.
تحقق من النتائج غير العادية. أعد فرز تقرير المخزون بعدة طرق للبحث عن معلومات غير عادية ، وتحقق من إدخال العلامة المرتبط بكل منها.
قد يكون من المفيد تقييم هذا الإجراء بعد كل عملية إحصاء ، لمعرفة ما إذا كان ينبغي تغيير الإجراء للتعويض عن أي مشكلات في العد.
