الميزانية الصفرية

نظرة عامة على الميزانية الصفرية

تتطلب الميزانية الصفرية من المديرين تبرير جميع نفقاتهم المدرجة في الميزانية. هذا يتعارض مع النهج الأكثر شيوعًا الذي يتطلب فقط تبرير التغييرات الإضافية في الميزانية أو النتائج الفعلية من العام السابق. وبالتالي ، يُفترض نظريًا أن يكون للمدير خط أساسي للإنفاق يساوي صفرًا (ومن هنا جاء اسم طريقة إعداد الميزانية) ، بغض النظر عن الميزانية الفعلية في العام السابق.

في الواقع ، يُفترض أن يكون لدى المدير حد أدنى من التمويل لعمليات الإدارات الأساسية ، والتي يجب أن يكون التمويل الإضافي فوقها مبررًا. الهدف من العملية هو إعادة تركيز التمويل باستمرار على أهداف العمل الرئيسية ، وإنهاء أو تقليص أي أنشطة لم تعد مرتبطة بهذه الأهداف.

تدفق العملية الأساسي في إطار الميزانية الصفرية هو:

1. تحديد أهداف العمل

2. إنشاء وتقييم طرق بديلة لتحقيق كل هدف

3. تقييم مستويات التمويل البديلة ، اعتمادًا على مستويات الأداء المخطط لها

4. ضع الأولويات

يمكن أيضًا استخدام مفهوم تقليص النفقات في الطبقات بشكل عكسي ، حيث تحدد التكاليف المحددة واستثمار رأس المال الذي سيتم تكبده إذا أضفت خدمة أو وظيفة إضافية. وبالتالي ، يمكن للإدارة اتخاذ قرارات منفصلة للجمع الدقيق للتكلفة الإضافية والخدمة لأعمالهم. ستؤدي هذه العملية عادةً إلى حد أدنى من مستوى الخدمة على الأقل ، مما يُنشئ خطًا أساسيًا للتكلفة يستحيل دونه على الأعمال التجارية ، جنبًا إلى جنب مع تدرجات مختلفة للخدمة أعلى من الحد الأدنى.

مزايا الميزانية الصفرية

هناك عدد من المزايا للميزنة الصفرية ، والتي تشمل:

• تحليل البدائل. تتطلب الميزانية الصفرية أن يحدد المديرون طرقًا بديلة لأداء كل نشاط (مثل إبقائه داخليًا أو الاستعانة بمصادر خارجية) ، بالإضافة إلى تأثيرات مستويات الإنفاق المختلفة. من خلال فرض تطوير هذه البدائل ، تجعل العملية المديرين يفكرون في طرق أخرى لإدارة الأعمال.

• تضخم الميزانية. نظرًا لأنه يجب على المديرين ربط النفقات بالأنشطة ، فمن غير المرجح أن يتمكنوا من تضخيم ميزانياتهم بشكل مصطنع - من السهل جدًا تحديد التغيير.

• تواصل. يجب أن تثير الميزانية الصفرية جدلاً هامًا بين فريق الإدارة حول مهمة الشركة وكيفية تحقيقها.

• القضاء على الأنشطة غير الرئيسية. تجبر مراجعة الميزانية الصفرية المديرين على تحديد الأنشطة الأكثر أهمية للشركة. من خلال القيام بذلك ، يمكنهم استهداف الأنشطة غير الرئيسية للتخلص منها أو الاستعانة بمصادر خارجية.

• التركيز على المهمة. نظرًا لأن مفهوم الميزانية الصفرية يتطلب من المديرين ربط النفقات بالأنشطة ، فإنهم مجبرون على تحديد المهام المختلفة لإداراتهم - والتي قد تكون لولا ذلك غير محددة بشكل جيد.

• تحديد التكرار. قد تكشف المراجعة أن نفس الأنشطة يتم إجراؤها من قبل إدارات متعددة ، مما يؤدي إلى القضاء على النشاط خارج المنطقة التي تريد الإدارة أن تتمحور فيها.

• المراجعة المطلوبة. يؤدي استخدام الميزانية الصفرية على أساس منتظم إلى زيادة احتمالية فحص جميع جوانب الشركة بشكل دوري.

• تخصيص الموارد. إذا تم إجراء العملية مع مراعاة المهمة والأهداف العامة للشركة ، فيجب أن ينتهي الأمر بالمنظمة إلى استهداف قوي للأموال في تلك المناطق التي تشتد الحاجة إليها.

باختصار ، تركز العديد من مزايا الميزنة الصفرية على نظرة قوية واستبطانية لمهمة الشركة وكيف تقوم الشركة بالضبط بتخصيص مواردها من أجل تحقيق هذه المهمة.

عيوب الميزانية الصفرية

يتمثل الجانب السلبي الرئيسي للميزنة الصفرية في المستوى العالي بشكل استثنائي من الجهد المطلوب للتحقيق في أنشطة الإدارة وتوثيقها ؛ هذه مهمة صعبة حتى مرة واحدة في السنة ، مما يجعل بعض الكيانات تستخدم الإجراء مرة واحدة فقط كل بضع سنوات ، أو عندما تكون هناك تغييرات كبيرة داخل المنظمة. بديل آخر هو طلب استخدام الميزانية الصفرية على أساس متجدد من خلال أجزاء مختلفة من الشركة على مدى عدة سنوات ، بحيث يمكن للإدارة التعامل مع عدد أقل من هذه المراجعات كل عام. عيوب أخرى هي:

• بيروقراطية. يتطلب إنشاء ميزانية صفرية من الألف إلى الياء على أساس مستمر قدرًا هائلاً من التحليل والاجتماعات والتقارير ، وكلها تتطلب موظفين إضافيين لإدارة العملية.

• إتقان. قد يحاول بعض المديرين تحريف تقارير الميزانية الخاصة بهم لتركيز النفقات في إطار الأنشطة الأكثر حيوية ، وبالتالي ضمان عدم تخفيض ميزانياتهم.

• المبررات غير الملموسة. قد يكون من الصعب تحديد أو تبرير مستويات الإنفاق لمجالات العمل التي لا تؤدي إلى نتائج ملموسة "ملموسة". على سبيل المثال ، ما هو المبلغ الصحيح لنفقات التسويق ، وكم يجب استثماره في أنشطة البحث والتطوير؟

• الوقت الإداري. تتطلب المراجعة التشغيلية التي تتطلبها الميزانية الصفرية قدرًا كبيرًا من وقت الإدارة.

• تمرين. يحتاج المديرون إلى تدريب كبير في عملية إعداد الميزانية الصفرية ، مما يزيد من الوقت المطلوب كل عام.

• سرعة التحديث. الجهد الإضافي المطلوب لإنشاء ميزانية صفرية يجعل من غير المرجح أن يقوم فريق الإدارة بمراجعة الميزانية على أساس مستمر لجعلها أكثر صلة بالوضع التنافسي.