المعاملة المحاسبية هي حدث تجاري له تأثير نقدي على البيانات المالية للشركة. يتم تسجيله في السجلات المحاسبية للشركة. أمثلة على المعاملات المحاسبية هي:
بيع نقدا للعميل
البيع بالائتمان للعميل
تلقي النقد لدفع فاتورة مستحقة على العميل
شراء الأصول الثابتة من مورد
سجل إهلاك الأصول الثابتة بمرور الوقت
شراء اللوازم الاستهلاكية من المورد
الاستثمار في عمل آخر
الاستثمار في الأوراق المالية القابلة للتداول
الانخراط في التحوط للتخفيف من آثار تغير السعر غير المواتي
اقتراض الأموال من المقرض
إصدار أرباح للمستثمرين
بيع الأصول لطرف ثالث
يمكن أن تكون هناك أيضًا معاملات محاسبية احتيالية يتم تكوينها بشكل أساسي من قبل الإدارة أو موظفي المحاسبة. يمكن تجنب هذه المعاملات من خلال استخدام نظام شامل للضوابط.
يجب أن تتبع كل معاملة محاسبية إملاءات المعادلة المحاسبية ، والتي تنص على أن أي معاملة يجب أن تؤدي إلى أصول تساوي الخصوم بالإضافة إلى حقوق المساهمين. على سبيل المثال:
ينتج عن البيع للعميل زيادة في الذمم المدينة (الأصول) وزيادة في الإيرادات (يزيد بشكل غير مباشر حقوق المساهمين).
ينتج عن الشراء من أحد الموردين زيادة في المصروفات (يقلل بشكل غير مباشر من حقوق المساهمين) وانخفاض في النقد (الأصول).
يؤدي استلام النقد من العميل إلى زيادة النقد (الأصول) وانخفاض في الذمم المدينة (الأصول).
يؤدي اقتراض الأموال من المقرض إلى زيادة النقد (الأصول) وزيادة القروض المستحقة الدفع (الالتزام).
وبالتالي ، فإن كل معاملة محاسبية ينتج عنها معادلة محاسبية متوازنة.
يتم تسجيل المعاملات المحاسبية إما بشكل مباشر أو غير مباشر مع إدخال دفتر اليومية. يتم إنشاء التنوع غير المباشر عند استخدام وحدة نمطية في برنامج المحاسبة لتسجيل معاملة ، وتقوم الوحدة بإنشاء إدخال دفتر اليومية لك. على سبيل المثال ، ستعمل وحدة الفوترة في برنامج المحاسبة على الخصم من حساب الذمم المدينة وإيداع حساب الإيرادات في كل مرة تقوم فيها بإنشاء فاتورة للعميل.
إذا تم إنشاء قيد دفتر اليومية مباشرةً في نظام محاسبة يدوي ، فتحقق من أن مجموع جميع الديون يساوي مجموع جميع الاعتمادات ، أو أن المعاملة ستكون غير متوازنة ، مما يجعل من المستحيل إنشاء بيانات مالية. إذا تم إنشاء قيد دفتر اليومية مباشرةً في حزمة برامج محاسبة ، فسيرفض البرنامج قبول الإدخال ما لم تتساوى الخصومات مع الاعتمادات.
