تقرير المصاريف هو نموذج يستخدم لتعقب إنفاق الأعمال. هو الأكثر شيوعًا من قبل الموظفين لتفصيل النفقات التي يطلبون السداد عنها. عادةً ما يتم إرفاق الإيصالات بالنموذج إذا تجاوزت مبالغ النفقات ذات الصلة حدًا أدنى معينًا. يفحص صاحب العمل التقديمات للتأكد من دقتها وصلاحيتها ، ويدفع للموظفين المبالغ المطلوبة. يمكن لصاحب العمل بعد ذلك تسجيل المبالغ المستردة كمصروفات تجارية ، والتي تؤثر في مقدار الربح المحاسبي والأرباح الخاضعة للضريبة المعترف بها.
يمكن أيضًا استخدام تقارير المصروفات لتفاصيل النفقات التي تم دفعها مقابل سلفة أولية للموظف. إذا كان الأمر كذلك ، فلا يزال صاحب العمل يسجل المبالغ المقدمة كمصروفات تجارية ، ولكن لا يوجد تعويض ؛ بدلاً من ذلك ، يقوم صاحب العمل بخصم النفقات من مبلغ سلفة الموظف.
يمكن أن يتضمن تقرير المصاريف عددًا من حقول المعلومات الخاصة بالشركة ، ولكنه يتطلب عادةً المعلومات الأساسية التالية على الأقل:
التاريخ الذي تم فيه تكبد النفقات (يتطابق مع التاريخ الموجود في الإيصال ذي الصلة)
طبيعة المصاريف (مثل تذاكر الطيران أو الوجبات أو رسوم وقوف السيارات)
مبلغ المصاريف (يتطابق مع مبلغ الإيصال ذي الصلة)
الحساب الذي يجب تحميل المصاريف عليه
مجموع فرعي لكل نوع من المصاريف
طرح أي سلف مسبقة مدفوعة للموظف
المجموع الكلي لمبلغ السداد المطلوب
قد يتضمن نموذج تقرير المصروفات أيضًا ملخصًا لسياسة السفر والترفيه لصاحب العمل ، والتي تحدد النفقات التي لن تسددها الشركة (مثل نفقات الترفيه داخل الغرفة).
يمكن أن يشير مفهوم تقرير المصاريف أيضًا إلى قائمة مفصلة بالمصروفات التي تكبدها كل قسم في الشركة لفترة إعداد التقارير. يتم فحص هذه المعلومات لمعرفة ما إذا كانت أي نفقات فعلية متكبدة تختلف عن التوقعات ، وفي هذه الحالة يمكن للإدارة التحقيق في أسباب هذه الفروق.
