تعريف إدخالات دفتر اليومية
إدخال دفتر اليومية المحاسبي هو الطريقة المستخدمة لإدخال معاملة محاسبية في السجلات المحاسبية للأعمال. يتم تجميع سجلات المحاسبة في دفتر الأستاذ العام ، أو قد يتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية في مجموعة متنوعة من دفاتر الأستاذ الفرعية ، والتي يتم تجميعها لاحقًا في دفتر الأستاذ العام. ثم يتم استخدام هذه المعلومات لإنشاء البيانات المالية اعتبارًا من نهاية فترة إعداد التقارير.
يجب أن يكون هناك عنصرين على الأقل في إدخال دفتر اليومية ، على الرغم من عدم وجود حد أعلى لعدد البنود التي يمكن تضمينها. يُعرف إدخال دفتر اليومية المكون من سطرين بإدخال دفتر يومية بسيط ، بينما يُعرف إدخال دفتر يومية يحتوي على المزيد من العناصر باسم إدخال دفتر يومية مركب. قد تستخدم الشركة عددًا كبيرًا جدًا من إدخالات دفتر اليومية في فترة تقرير واحدة فقط ، لذلك من الأفضل استخدام عدد أكبر من إدخالات دفتر اليومية البسيطة عن عدد أقل من إدخالات دفتر اليومية المركبة ، من أجل توضيح سبب إجراء الإدخالات. يكون هذا مفيدًا عندما يتم البحث عن إدخالات دفتر اليومية في وقت لاحق ، وخاصة عندما تتم مراجعتها من قبل المدققين.
عندما تنشئ معاملة محاسبية ، يتأثر دائمًا حسابان على الأقل ، مع تسجيل إدخال مدين مقابل حساب واحد وإدخال ائتمان مقابل الحساب الآخر.
يجب أن تتساوى مجاميع المدين والائتمان لأي معاملة دائمًا ، بحيث يُقال دائمًا أن المعاملة المحاسبية "متوازنة". إذا لم تكن المعاملة متوازنة ، فلن يكون من الممكن إنشاء بيانات مالية. وبالتالي ، فإن استخدام المدين والائتمان في تنسيق تسجيل المعاملات المكون من عمودين هو أهم عناصر التحكم في دقة المحاسبة.
في بيئة محاسبية أصغر ، قد يسجل كاتب الحسابات إدخالات دفتر اليومية. في شركة أكبر ، يكون محاسب دفتر الأستاذ العام مسؤولاً عادةً عن تسجيل إدخالات دفتر اليومية ، وبالتالي توفير بعض التحكم في الطريقة التي يتم بها تسجيل إدخالات دفتر اليومية.
شكل إدخال دفتر اليومية
كحد أدنى ، يجب أن يشتمل قيد دفتر اليومية المحاسبي على ما يلي:
الحسابات التي سيتم تسجيل الديون والائتمانات فيها
تاريخ الدخول
الفترة المحاسبية التي يجب فيها تسجيل قيد اليومية
اسم الشخص الذي يسجل الإدخال
أي تفويض (تفويضات) إدارية
رقم فريد لتحديد إدخال دفتر اليومية
ما إذا كان الإدخال إدخالًا لمرة واحدة ، أو إدخالًا متكررًا ، أو إدخالًا عكسيًا.
قد يكون من الضروري إرفاق وثائق مستفيضة بإدخال المجلة ، لإثبات سبب تسجيلها ؛ كحد أدنى ، قدم وصفًا موجزًا لإدخال دفتر اليومية.
أنواع خاصة من إدخالات مجلة المحاسبة
أ عكس إدخال دفتر اليومية هي عملية يتم عكسها يدويًا في فترة التقرير التالية ، أو يتم عكسها تلقائيًا بواسطة برنامج المحاسبة في فترة التقرير التالية.
أ إدخال دفتر اليومية المتكرر هو الذي يتكرر في كل فترة إبلاغ متتالية ، حتى يتم الوصول إلى تاريخ الإنهاء. يمكن القيام بذلك يدويًا ، أو يمكن إعداده للتشغيل تلقائيًا في نظام برنامج محاسبة.
أمثلة على إدخال دفتر اليومية للمحاسبة
تبيع شركة Arnold Corporation منتجًا للعميل مقابل 1000 دولار نقدًا. ينتج عن هذا إيرادات قدرها 1000 دولار أمريكي ونقدية قدرها 1000 دولار أمريكي. يجب أن يسجل Arnold زيادة في الحساب النقدي (الموجودات) مع الخصم ، وزيادة حساب الإيرادات بائتمان. الدخول هو:
