عادة ما يكون استثمار الشركة في المخزون كبيرًا ، وقد يتكون من العديد من السلع التي يمكن سرقتها وإعادة بيعها بسهولة. إذا كان المخزون يحتوي في الغالب على مواد خام ، فإن تتبعها ضروري لضمان أن عمليات الإنتاج التي تستخدمه لن تنقص من المواد. هذا يعني أنك بحاجة إلى تنفيذ مجموعة من الضوابط ، إما لمنع السرقة أو لضمان أن عملية التصنيع لا تنقصها المدخلات. سنصف أدناه عددًا من الضوابط الرئيسية التي يجب مراعاتها لاستثمار المخزون الخاص بك. الضوابط الداخلية الرئيسية لمخزونك هي:
سياج وقفل المستودع. أهم عنصر تحكم في المخزون هو ببساطة إغلاق المستودع. هذا يعني أنك تبني سياجًا حول المخزون ، وتغلق البوابة ، ولا تسمح إلا للأفراد المصرح لهم بالدخول إلى المستودع.
تنظيم الجرد. قد لا يبدو الأمر مجرد عنصر تحكم لتنظيم المخزون في المستودع ، ولكن إذا لم تتمكن من العثور عليه ، فلا يمكنك التحكم فيه. وبالتالي ، فإن الأساس الأساسي للرقابة الداخلية للمخزون هو ترقيم جميع المواقع ، وتحديد كل عنصر من عناصر المخزون ، وتتبع هذه العناصر حسب الموقع.
عد كل المخزون الوارد. لا تأخذ فقط كلمة المورد بأن الكمية المذكورة في التسليم هي الكمية الصحيحة. عد المخزون قبل تسجيله على أنه تم استلامه. هذا يمنع الأخطاء من أن يتم إدخالها في سجلات الجرد.
فحص المخزون الوارد. تحقق من أن كل المخزون الوارد من النوع الصحيح وغير تالف. يجب إرجاع جميع البنود التي فشلت في الاستقصاء مرة واحدة ، وإخطار موظفي الحسابات الدائنة بأنه لا ينبغي دفع ثمن البنود المرتجعة.
ضع علامة على كل المخزون. يجب تحديد كل خردة من المخزون في المستودع بعلامة توضح رقم الجزء والوصف ووحدة القياس والكمية. خلاف ذلك ، لا بد أن يتم التعرف على عناصر المخزون بشكل خاطئ.
فصل المخزون المملوك للعملاء. إذا كان هناك مخزون في الموقع يمتلكه العملاء ، فمن المحتمل أن يحسبه موظفو المستودع كما لو كان مملوكًا للشركة ، لذلك يجب وضع إجراء لتصنيف هذه العناصر على أنها مملوكة للعملاء عند وصولهم ، وفصلهم في جزء منفصل من المستودع.
توحيد حفظ السجلات لانتقاء المخزون. عندما يتم انتقاء عنصر من الرف في المستودع ، لاستخدامه إما في منطقة الإنتاج أو للبيع للعملاء ، يكون لديك إجراء قياسي لتسجيل اللقطات بمجرد مغادرة المستودع (وهو أمر أسهل إذا كان هناك سياج للمستودع ، ولا يمكن للمخزون أن يمر إلا من خلال بوابة واحدة خاضعة للرقابة).
قم بتسجيل كل المخزون الذي تمت إزالته من المستودع. إذا تمت إزالة أصناف المخزون من المستودع لأسباب خارج عملية الانتقاء العادية ، اطلب من الشخص إزالة علامة المخزون للإزالة ، بحيث يكون هناك سجل بمن هو المسؤول.
تدقيق فاتورة المواد. فاتورة المواد هي سجل للأجزاء المستخدمة لبناء منتج. تُستخدم فاتورة المواد لانتقاء العناصر من المخزون ، لذلك إذا كانت الفاتورة غير صحيحة ، فسيقوم الملتقطون بسحب كميات غير صحيحة من المستودع. يستدعي هذا إجراء تدقيق دوري لكل فاتورة ، بالإضافة إلى الوصول بكلمة مرور فقط إلى فاتورة سجلات المواد في نظام الكمبيوتر.
تتبع طلبات الشراء والمرتجعات الإضافية. إذا طلب فريق الإنتاج إصدارات إضافية للأجزاء ، أو قام بإرجاع المبالغ الزائدة إلى المستودع ، فهناك خطأ في سجلات الانتقاء (ربما في فاتورة المواد ، كما لوحظ للتو).
إجراء مراجعة دورية للمخزون المتقادم. يمكن أن يختنق المستودع في النهاية بمخزون قديم لا يمكن استخدامه ، مما يتطلب تكاليف تخزين عالية ويتداخل أيضًا مع المكونات المطلوبة في الإنتاج. قم بتشكيل مجلس مراجعة المواد الذي يقوم بشكل دوري بتمشيط سجلات المخزون لتحديد العناصر التي يجب بيعها أو التخلص منها بطريقة أخرى.
إجراء تحسب الدورة. اطلب من موظفي المستودع إجراء عمليات عد صغيرة ومتكررة لجزء صغير من المخزون ، والتحقيق في أي أخطاء يجدونها وتصحيحها. هذا يحسن تدريجيًا دقة سجل الجرد.
التحقيق في سجلات المخزون ذات الرصيد السالب. إذا أظهرت السجلات المحاسبية أن هناك مخزونًا سلبيًا في متناول اليد ، فمن الواضح أن هناك عيبًا في المعاملات تسبب في الرصيد السلبي. هذا هدف رئيسي لتحقيق مفصل.
سجل معاملات الخردة. لا تقم برمي الخردة في سلة المهملات فقط عند حدوثها. إذا قمت بذلك ، فلا يزال نظام المحاسبة يعتقد أن العنصر الذي تم إلغاؤه موجود في المخزون ، وبالتالي سيبالغ في تقدير كمية المخزون. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء إجراء لتتبع الخردة على أساس منتظم.
قد يستمر ظهور عدد من المشكلات مع دقة سجل المخزون على الرغم من هذه الضوابط ، لذا كن مستعدًا لإضافة المزيد من الضوابط إذا استمرت المشكلات.
