يحظر مفهوم الفصل بين الواجبات إسناد المسؤولية إلى شخص واحد لاقتناء الأصول وحيازتها وحفظ السجلات ذات الصلة. على سبيل المثال ، يمكن لشخص واحد تقديم طلب لشراء أصل ، ولكن يجب على شخص آخر تسجيل المعاملة في السجلات المحاسبية. من خلال فصل الواجبات ، يكون ارتكاب الاحتيال أكثر صعوبة ، حيث يجب أن يعمل شخصان على الأقل معًا للقيام بذلك - وهو احتمال أقل بكثير مما لو كان شخص واحد مسؤولاً عن جميع جوانب معاملة محاسبية.
أمثلة على فصل الواجبات هي:
نقدي. يقوم شخص بفتح مظاريف تحتوي على الشيكات ، ويقوم شخص آخر بتسجيل الشيكات في نظام المحاسبة. هذا يقلل من مخاطر إزالة الشيكات من الشركة وإيداعها في الحساب الجاري الخاص بالفرد.
الحسابات المستحقة. يقوم شخص واحد بتسجيل المبالغ النقدية المستلمة من العملاء ، ويقوم شخص آخر بإنشاء مذكرات ائتمانية للعملاء. هذا يقلل من مخاطر قيام الموظف بتحويل دفعة واردة من العميل وتغطية السرقة بائتمان مطابق لحساب ذلك العميل.
المخزون. يقوم شخص واحد بطلب البضائع من الموردين ، ويقوم شخص آخر بتسجيل البضائع المستلمة في نظام المحاسبة. هذا يمنع الشخص المشتري من تحويل البضائع الواردة لاستخدامه الخاص.
كشف رواتب. يقوم شخص واحد بتجميع معلومات الراتب الإجمالي وصافي الأجر لكشوف المرتبات ، ويقوم شخص آخر بالتحقق من الحسابات. هذا يمنع كاتب الرواتب من زيادة تعويضات بعض الموظفين بشكل مصطنع ، أو من إنشاء موظفين مزيفين ودفع رواتبهم.
تتمثل مشكلة فصل الواجبات في أنها أقل كفاءة بكثير وتستغرق وقتًا أطول من وجود شخص واحد مسؤولاً عن جميع جوانب المعاملة. وبالتالي ، يجب عليك فحص المفاضلة بين زيادة مستوى التحكم وتقليل مقدار الكفاءة عند اتخاذ قرار بشأن تنفيذ فصل الواجبات في بعض المجالات. من الممكن تمامًا ألا يكون التحسين في التحكم كافياً لتعويض انخفاض مستوى الكفاءة.
من المفاهيم الخاطئة حول فصل الواجبات أنه يقلل من مقدار الأخطاء المحاسبية. يحدث هذا فقط إذا كان هناك إدخال بيانات مكرر ، أو إذا تحقق عدة أشخاص من عمل بعضهم البعض. ليس هذا هو الهدف من مفهوم فصل الواجبات ، الذي يستهدف إعطاء مهام معينة لشخص واحد ، ومهام أخرى لشخص آخر - المفهوم غير مصمم لتكرار المهام ، لذلك من غير المحتمل تقليل الأخطاء المحاسبية .
شروط مماثلة
يُعرف فصل الواجبات أيضًا باسم الفصل بين المهام.
