يتم استخدام ضبط الإدخالات لضبط أرصدة النهاية في حسابات دفتر الأستاذ العام المختلفة. تهدف قيود دفتر اليومية هذه إلى جعل البيانات المالية للكيان المسؤول عن إعداد التقارير متوافقة مع إطار المحاسبة المعمول به (مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً أو المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية). هناك ثلاثة أنواع عامة من تعديل الإدخالات ، وهي كالتالي:
مستحقات. قيد الاستحقاق هو إدخال الضبط الأكثر استخدامًا. الغرض منه هو تسجيل الإيرادات أو المصروفات التي لم يتم تسجيلها بعد من خلال معاملة محاسبية قياسية. على سبيل المثال ، الشركة مقيدة بترتيب تعاقدي مع عميل حكومي بعدم فوترة أعمال الخدمات حتى نهاية فترة العقد. في غضون ذلك ، تحصل الشركة على إيرادات ، حتى تتمكن من الاعتراف ببعض الإيرادات من العقد ، على الرغم من أن الفترة التعاقدية لم تكتمل بعد. كمثال آخر ، يقرر مراقب الشركة تحصيل المصروفات المرتبطة بتسليم كبير للبضائع ، والتي لم تصل فاتورة المورد الخاصة بها بعد. القصد هو التأكد من أن تكلفة البضائع مسجلة في البيانات المالية للفترة التي وصلت فيها البضائع.
التأجيلات. القصد من قيد التأجيل هو تأجيل الاعتراف بمعاملة الإيرادات التي لم يتم اكتسابها ، أو معاملة المصروفات التي لم يتم استهلاكها بعد. والنتيجة هي تحويل الإيرادات أو الاعتراف بالمصروفات إلى فترة مستقبلية. على سبيل المثال ، يدفع العميل مقدمًا مقابل عقد خدمات سيتم تنفيذه على أقساط متساوية على مدار الأشهر الأربعة القادمة. يمكن استخدام إدخال تعديل التأجيل لتحويل 3/4 الدفعة إلى الفترات الثلاث التالية ، عندما يتم الاعتراف بها. وبالمثل ، تدفع الشركة تكلفة بوليصة التأمين على الحياة البالغة قيمتها 12000 دولار للعام بالكامل مقدمًا ، وتستخدم إدخالًا مؤجلًا لتحويل الاعتراف بـ 11/12 من هذا المبلغ إلى فترات الإبلاغ الـ 11 التالية.
تقديرات. يتم استخدام إدخال تعديل التقدير لتعديل الرصيد في الاحتياطي ، مثل مخصص الحسابات المشكوك في تحصيلها أو احتياطي تقادم المخزون. يتم ذلك من أجل الحفاظ على مستويات احتياطي كافية تعكس بشكل معقول مقدار الخسائر من الأصول الحالية التي يمكن توقعها في الفترات المستقبلية.
يعد تعديل الإدخالات جزءًا شائعًا من عملية الإغلاق لأي عمل باستخدام المحاسبة على أساس الاستحقاق.
