إجراءات الأصول الثابتة

إجراء الاعتراف بالأصول

أحد المجالات التي يمكن أن يكون فيها الإجراء مفيدًا للغاية هو الاعتراف الأولي بأصل ثابت في النظام المحاسبي ، نظرًا لأن هذه معاملة معقدة نسبيًا. فيما يلي إجراءات استكمال عملية التعرف على الأصول:

1. حدد الوحدة الأساسية. حدد الوحدة الأساسية للأصل. يعتمد هذا التحديد على عدد من العوامل ، مثل ما إذا كانت الأعمار الإنتاجية للمكونات المختلفة للأصل تختلف اختلافًا كبيرًا ، وفي أي مستوى تفضل تتبع الأصل فعليًا ، وفعالية تكلفة تتبع الأصول على مستويات مختلفة من التفاصيل .
2. تجميع التكلفة. قم بتجميع التكلفة الإجمالية للوحدة الأساسية. هذه هي أي تكلفة يتم تكبدها للحصول على الوحدة الأساسية وإحضارها إلى الحالة والموقع المخصصين لاستخدامها. قد تشمل هذه الأنشطة إنشاء الوحدة الأساسية وتكاليف الشراء والأنشطة الإدارية والفنية ذات الصلة.
3. تطابق مع حد الكتابة بالأحرف الكبيرة. حدد ما إذا كانت التكلفة الإجمالية للوحدة الأساسية تتجاوز حد رسملة الشركة. إذا لم يحدث ذلك ، فقم بتحميل النفقات على المصاريف عند تكبدها. خلافًا لذلك ، تابع إلى الخطوة التالية.
4. تعيين لفئة الأصول. عيّن الوحدة الأساسية لأنسب فئة الأصول التي توجد لها فئة دفتر الأستاذ العام (مثل الأثاث والتركيبات أو المعدات المكتبية أو المركبات).
5. إنشاء إدخال دفتر اليومية. قم بإنشاء قيد يومية يخصم من حساب الأصول لفئة الأصول المناسبة ويقيد حساب المصروفات الذي تم تخزين تكلفة الوحدة الأساسية فيه في الأصل.

إجراء إنشاء سجل الأصول الثابتة

تختلف الأنواع الدقيقة للمعلومات المسجلة للأصل الثابت باختلاف الأعمال ، مما يعني أن الإجراء التالي قد يحتاج إلى تعديل. الإجراء النموذجي التالي مخصص لتسجيل أصل التصنيع.

1. إنشاء سجل. قم بإنشاء سجل جديد للأصل وقم بتعيين رقم السجل التسلسلي التالي له. إذا تم التسجيل في نظام كمبيوتر ، فسيقوم البرنامج بتعيين رقم السجل. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيقوم محاسب الأصول الثابتة بذلك.
2. اكتب وصفا. صِف الأصل في جملة واحدة. إذا كان هذا الأصل مشابهًا لأصول الشركة الأخرى ، فاستخدم تنسيق الوصف نفسه. خلاف ذلك ، ضع في اعتبارك استخدام الوصف المقدم من الشركة المصنعة.
3. أدخل رقم البطاقة. أدرج الرقم الموجود على العلامة المقدمة من الشركة (إن وجدت) الملصقة على الجهاز. إذا لم يتم استخدام أي علامة ، فأدخل "بلا علامة".
4. أدخل الرقم التسلسلي. أدخل الرقم التسلسلي الذي قدمته الشركة المصنعة على الجهاز. إذا لم تتمكن من العثور على الرقم التسلسلي ، فاتصل بالشركة المصنعة لمعرفة مكانه. إذا لم يكن هناك رقم تسلسلي ، أدخل "No Serial Number".
5. لاحظ موقع الأصول. لاحظ موقع الأصل. حيثما أمكن ، حدد الموقع على الأقل من خلال المبنى ، ويفضل حسب الغرفة. إذا كان موجودًا في منطقة الإنتاج ، فحدد مركز العمل الذي يقع فيه.
6. تعيين المسؤولية. اذكر الاسم أو على الأقل المسمى الوظيفي للشخص المسؤول عن الأصل.
7. سجل تاريخ الاستحواذ. حدد الشهر والسنة اللذين كان فيهما الأصل جاهزًا للاستخدام المقصود ، وما إذا كان قد تم استخدامه بالفعل اعتبارًا من ذلك التاريخ.
8. أدخل التكلفة. أدخل التكلفة الإجمالية المبدئية للأصل. يجب أن يتطابق هذا مع المبلغ المسجل في دفتر الأستاذ العام أو دفتر يومية الأصول الثابتة للأصل. لا تستخدم المبلغ المدرج في فاتورة المورد ، حيث قد تتم إضافة تكاليف أخرى. تفترض هذه الخطوة أن برنامج الأصول الثابتة لا يحتوي على معلومات مرتبطة به مباشرةً من دفتر الأستاذ العام أو دفتر اليومية للأصول الثابتة.
9. تعيين لفئة الأصول. قم بتعيين الأصل إلى فئة الأصول من خلال مقارنة خصائصه بفئات الأصول القياسية التي تستخدمها الشركة. إذا كنت في شك ، قم بمراجعة الأصول ذات الصلة لتحديد الفئات التي تم تخصيصها لها. هذه خطوة مهمة ، حيث يتم تعيين الأعمار الإنتاجية وطرق الإهلاك تلقائيًا بشكل متكرر ، بناءً على فئة الأصل.
10. أدخل العمر الإنتاجي. إذا لم يقم النظام تلقائيًا بتعيين العمر الإنتاجي بناءً على فئة الأصل ، فاذكر العمر الإنتاجي.
11. الموافقة على السجل. اطلب من المراقب مراجعة الملف والموافقة عليه. تصحيح أي مشاكل لاحظها المراجع.
12. قم بتخزين السجل. إذا تم تسجيل المعلومات في نظام يدوي بالكامل ، فقم بتخزينها حسب فئة الأصل ثم برقم السجل في ملفات سجل الأصول الثابتة.

إجراء الإهلاك

يجب أن يكون هناك إجراء إهلاك مفصل يحدد بالضبط كيفية تصنيف كل أصل ثابت وكيفية إهلاكه بناءً على فئة الأصل التي تم تعيينه لها. الإجراء الأساسي هو:

1. تعيين فئة الأصول. قم بمطابقة الأصول الثابتة مع أوصاف فئة الأصول القياسية للشركة. إذا لم تكن متأكدًا من الفئة الصحيحة التي يجب استخدامها ، فقم بفحص الأصول المخصصة بالفعل للفئات المختلفة ، أو استشر وحدة التحكم.
2. تعيين عوامل الإهلاك. خصص للأصل الثابت العمر الإنتاجي وطريقة الإهلاك التي تم توحيدها لفئة الأصل التي يعد جزءًا منها. يتم تعيين ذلك تلقائيًا في بعض الأنظمة المحوسبة ، حيث يؤدي تعيين فئة الأصل إلى تعيين العمر الإنتاجي وطريقة الإهلاك تلقائيًا للأصل.
3. تحديد قيمة الإنقاذ. استشر موظفي الهندسة الشرائية أو الصناعية لتحديد ما إذا كان من المتوقع أن يكون للأصل قيمة إنقاذ في نهاية عمره الإنتاجي. إذا تجاوزت قيمة الإنقاذ هذه سياسة الشركة للحد الأدنى من قيم الإنقاذ ، فقم بتدوينها في حساب الإهلاك.
4. إنشاء حساب الإهلاك. قم بإنشاء حساب الإهلاك استنادًا إلى العمر الإنتاجي والإهلاك المطلوب لفئة الأصل باستخدام تكلفة الأصل ناقصًا أي قيمة متخلفة. يتم ذلك تلقائيًا للأصول التي تم إدخالها في حزمة برامج الأصول الثابتة ، ولكن يجب أن يتم إنشاؤها يدويًا بخلاف ذلك.
5. طباعة تقرير الإهلاك. اطبع تقرير الإهلاك ، مصنفًا حسب فئة الأصل.
6. إنشاء إدخال دفتر اليومية. قم بإنشاء إدخال دفتر يومية الإهلاك الشهري ، باستخدام قالب الإهلاك القياسي. يتمثل الإدخال القياسي في تسجيل خصم لمصاريف الاستهلاك (إجماليًا أو حسب القسم) ، وتسجيل رصيد لحساب الاستهلاك المتراكم لكل فئة من فئات الأصول. تأتي هذه المعلومات من الإجماليات في تقرير الإهلاك.
7. أدخل المعاملة. سجل قيد اليومية في برنامج المحاسبة.
8. مواد النسخ الاحتياطي للملفات. قم بإرفاق تقرير الإهلاك بنموذج إدخال دفتر اليومية وحفظه في مجلد إدخالات دفتر اليومية.

إجراء التحويل بين الأقسام

إذا تم نقل الأصول الثابتة بشكل روتيني بين الأقسام ، فيجب أن يكون هناك إجراء يضمن تحديث السجلات ذات الصلة. خطوات الإجراء هي:

1. أكمل نموذجًا يحدد الأصل الذي يتم نقله خارج القسم. يجب أن يتضمن هذا رقم علامة الأصل الفريد ووصفًا عامًا للأصل. يوقع مدير هذا القسم على النموذج للإقرار بأنه سيتم نقل الأصل إلى مكان آخر.
2. يوقع مدير القسم الذي يتلقى الأصل أيضًا على النموذج للإقرار بالاستلام.
3. قم بإعادة توجيه النموذج إلى محاسب الأصول الثابتة ، الذي يصل إلى سجل الأصول في نظام المحاسبة ويعين الأصل إلى قسم الاستلام. يقوم المحاسب أيضًا بتحويل رسوم الإهلاك ذات الصلة إلى قسم الاستلام.
4. إرسال نسخ من النموذج إلى مديري القسم ، لسجلاتهم.