يمكن أن تتسبب أخطاء المخزون في أن يكون رصيد المخزون النهائي غير صحيح ، مما يؤثر بدوره على تكلفة البضائع المباعة والأرباح. بالنظر إلى التأثير الشديد في البيانات المالية لأخطاء المخزون ، يجب أن يكون المرء على دراية بأنواع الأخطاء التي يمكن أن تحدث في نظام المخزون. فيما يلي بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يجب الانتباه إليها:
عدد الوحدات غير صحيح. ربما يكون الخطأ الأكثر وضوحًا هو عندما يكون الجرد المادي للمخزون غير صحيح ، مما ينتج عنه كمية مخزون عالية أو منخفضة بشكل مفرط يتم ترجمتها بعد ذلك إلى خطأ في التقييم عند ضربها في تكلفة الوحدة.
وحدة قياس غير صحيحة. يحدث هذا عندما تقوم بحساب كمية معينة وإدخالها في السجلات المحاسبية ، لكن وحدة القياس المعينة في الملف الرئيسي للصنف لهذا العنصر تختلف عما افترضته. وبالتالي ، قد تحسب كميات الوحدات الفردية ، لكن وحدة القياس في الكمبيوتر مضبوطة على العشرات ، لذا فإن الكمية الخاصة بك الآن غير صحيحة بمعامل اثني عشر. تستخدم الأشكال الأخرى البوصات بدلاً من السنتيمترات أو الأوقية بدلاً من الجنيهات.
تكلفة قياسية غير صحيحة. في نظام تحديد التكاليف القياسي ، تقوم بتخزين التكلفة القياسية لأي صنف في الملف الرئيسي للصنف. إذا لم يعدل أحد هذا الرقم لمطابقة التكاليف الفعلية ، فسيتم تقييم المخزون بتكلفة لا تتطابق مع التكاليف الفعلية.
طبقات المخزون غير الصحيحة. إذا كنت تستخدم نظام طبقات تكلفة المخزون ، مثل FIFO أو LIFO ، فيجب على النظام تعيين تكلفة إلى عنصر بناءً على طبقة المخزون التي يوجد بها. أخطاء النظام ممكنة هنا. إذا كنت تقوم بذلك يدويًا ، فيمكنك افتراض وجود نسبة كبيرة من أخطاء المشغل.
رقم الجزء غير صحيح. قد تفترض أن شيئًا ما تقوم بحسابه له رقم جزء معين ، وسوف تقوم بتعيين جرد المخزون لرقم الجزء هذا في نظام الكمبيوتر. ولكن ماذا لو كان حقًا يحتوي على رقم جزء مختلف؟ ثم ارتكبت الخطأ المزدوج المتمثل في فرض العد الصحيح على الجزء الخطأ ، وعدم تخصيص أي عدد على الإطلاق لرقم الجزء الصحيح.
عد الدورات خطأ في التعديل. قد يجد عداد الدورة خطأ في جرد المخزون ويقوم بإجراء تعديل في السجلات المحاسبية لإصلاحه. هذه مشكلة إذا كان هناك بالفعل إدخال لم يتم ترحيله إلى النظام ، والذي كان من شأنه تصحيح "الخطأ" بالفعل. يمكن أن يتسبب تأخير المعاملات هذا في حدوث مشكلات كبيرة عندما يكون هناك نظام عد دورة نشط في مكانه.
مخزون مملوك للعميل. قد يكون لدى العملاء بعض مخزونهم في موقعك ، لذلك قد تحسبه عن طريق الخطأ كما لو كان مخزونك الخاص.
جرد شحنة. قد يكون لديك مخزون من الشحنة لدى تجار التجزئة ، وتنسى حسابه.
قطع غير لائق. قد يصل المخزون إلى رصيف الاستلام أثناء الجرد المادي ، لذلك عليك تضمينه في الجرد. تكمن المشكلة في أن فاتورة المورد المقابلة ربما لم تصل بعد إلى قسم المحاسبة ، لذا فقد سجلت للتو مخزونًا لا توجد تكلفة عليه.
اختلال التوازن في النقل. قد يتم إعداد نظام المخزون ليطالبك بتقليل كمية المخزون في قسم واحد ، وزيادة كمية المخزون بشكل منفصل في قسم آخر عندما تقوم بنقل المخزون داخل الشركة. إذا قمت بإجراء أحدهما دون الآخر ، فإما أن يكون لديك عنصر المخزون نفسه الذي تم الإبلاغ عنه في مكانين في وقت واحد ، أو أنه غير موجود في أي مكان على الإطلاق.
تخفيف الخردة غير الصحيح من التدفق العكسي. التدفق الرجعي هو المكان الذي تقوم فيه بتقليل الأرصدة في سجلات المخزون استنادًا إلى عدد وحدات البضائع النهائية المنتجة. يقوم على افتراض أن كميات المكونات القياسية المدرجة في فاتورة المواد صحيحة ؛ ومع ذلك ، إذا كانت الخردة والفساد مختلفين ، فسيتم التخلص من كميات الوحدات غير الصحيحة من سجلات المخزون. أنت بحاجة إلى نظام ممتاز للإبلاغ عن الخردة للتخفيف من هذه المشكلة.
إذا أدى خطأ في المخزون إلى زيادة المبلغ المسجل للمخزون النهائي ، فهذا يعني أن تكلفة البضائع المباعة أقل من قيمتها الحقيقية ، بحيث تكون الأرباح مبالغًا فيها. على العكس من ذلك ، إذا أدى خطأ في المخزون إلى انخفاض في المبلغ المسجل للمخزون النهائي ، فهذا يعني أن تكلفة البضائع المباعة مبالغ فيها ، بحيث يتم تقليل الأرباح.
