عندما يتم إنشاء العملية لأول مرة ، عادة ما يتم استشارة موظفي التدقيق الداخلي ، وينصحون بتركيب نقاط تحكم معينة للحماية من المخاطر المختلفة. تكمن المشكلة في أن مديري وحدات الأعمال ليسوا على دراية جيدة بأسباب الضوابط ، وبالتالي قد يميلون إلى التخلص من بعضها في سعيهم وراء عمليات أكثر بساطة. قد تكون النتيجة بالفعل أنظمة أكثر كفاءة ، ولكن على حساب وجود أنظمة أكثر خطورة.
لمنع حدوث هذا الإصلاح ، ضع في اعتبارك إنشاء دليل معايير التحكم لمديري وحدات الأعمال. يحدد هذا الدليل أهداف التحكم التي يجب أن تحققها كل عملية ، وخطوات الإجراءات المحددة اللازمة لضمان تحقيق هذه الأهداف. قد يصف دليل أكثر شمولاً كيف تتشابك خطوات الإجراء المختلفة لتوفير عناصر تحكم متداخلة ، بالإضافة إلى ما يمكن أن يحدث إذا تمت إزالة أي من نقاط التحكم من النظام. قد تكون هناك أيضًا مخططات انسيابية في الدليل تقدم وجهة نظر مرئية أكثر حول كيفية تدفق العمليات ، بالإضافة إلى النماذج التي سيتم استخدامها في مراحل مختلفة من العملية ، وأي تقارير يتم إصدارها كجزء من العملية.
في حين أن دليل معايير الرقابة قد يكون من أقل الوثائق تنشيطًا التي قد يضطر مدير وحدة الأعمال لقراءتها ، يجب التأكيد باستمرار على أهميته ، حتى يفهم المديرون أنه يجب عليهم اتباعه ، أو المخاطرة بالرقابة من قبل موظفي التدقيق الداخلي. نأمل أن تكون النتيجة مجموعة من الضوابط التي يتم تطبيقها باستمرار في جميع أنحاء المؤسسة.
