دفتر الأستاذ العام هو المجموعة الرئيسية للحسابات التي تجمع جميع الحركات المسجلة لنشاط تجاري. عندما يقوم شخص ما بتسوية دفتر الأستاذ العام ، فهذا يعني عادةً أنه تتم مراجعة الحسابات الفردية داخل دفتر الأستاذ العام للتأكد من أن المستندات المصدر تتطابق مع الأرصدة المعروضة في كل حساب. تعتبر عملية التسوية نشاطًا شائعًا قبل وصول المدققين للمراجعة السنوية ، للتأكد من أن السجلات المحاسبية في حالة أصلية.
تتكون عملية التسوية على مستوى الحساب عادةً من الخطوات التالية:
بدء التحقيق في التوازن. قم بمطابقة رصيد البداية في الحساب بتفاصيل التسوية النهائية من الفترة السابقة. إذا كانت المبالغ غير متطابقة ، فتحقق من سبب الاختلاف في الفترة السابقة. إذا لم يتم تسوية الحساب لبعض الوقت ، فمن المحتمل أن الخطأ يقع في عدة فترات في الماضي.
تحقيق الفترة الحالية. قم بمطابقة المعاملات المبلغ عنها في الحساب خلال الفترة مع المعاملات الأساسية ، وتعديلها حسب الضرورة.
مراجعة التعديلات. راجع كافة إدخالات دفتر اليومية المعدلة المسجلة في الحساب خلال الفترة للتأكد من ملاءمتها ، وقم بتعديلها حسب الضرورة.
مراجعة الانتكاسات. تأكد من عكس جميع إدخالات دفتر اليومية التي كان يجب عكسها خلال الفترة.
إنهاء مراجعة الرصيد. تحقق من أن التفاصيل النهائية للحساب تطابق رصيد الحساب الختامي.
يمكن أن يشير مفهوم تسوية دفتر الأستاذ العام أيضًا إلى فحص دفتر الأستاذ العام ككل للتأكد من أنه يتم تجميع جميع الحسابات في البيانات المالية. تتضمن عملية التسوية هذه الخطوات التالية:
لخص الأرصدة النهائية في جميع حسابات الإيرادات وتحقق من أن المبلغ الإجمالي يطابق إجمالي الإيرادات في بيان الدخل.
لخص أرصدة النهاية في جميع حسابات المصروفات وتحقق من أن المبلغ الإجمالي يطابق إجمالي المصروفات في بيان الدخل. يمكن إجراء ذلك على مستوى بند المصاريف الفردية في بيان الدخل.
لخص جميع حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية وتحقق من أن المبالغ الإجمالية تتطابق مع البنود ذات الصلة في الميزانية العمومية.
قد تعني تسوية دفتر الأستاذ العام أيضًا التحقيق في دفتر الأستاذ العام غير المتوازن ، وهو عندما لا يتطابق إجمالي جميع الديون مع إجمالي جميع الاعتمادات في ميزان المراجعة. تتضمن هذه العملية التحقيق في مجاميع الخصم والائتمان على مستوى الحساب الفردي لمعرفة الحساب الذي يحتوي على عمليات الخصم والائتمان غير المتطابقة.
