الإيصال هو مستند داخلي يصف ويصرح بدفع التزام للمورد. هو الأكثر استخدامًا في نظام الدفع اليدوي ، حيث يكون جزءًا من نظام الضوابط. يحتوي الإيصال عادةً على المعلومات التالية:
رقم تعريف المورد
المبلغ الواجب دفعه
التاريخ الذي يجب أن يتم فيه الدفع
الحسابات المراد تحميلها لتسجيل المسؤولية
أي شروط خصم السداد المبكر المعمول بها
توقيع أو ختم الموافقة
يمكن تجميع معلومات القسيمة في حزمة ، حيث يتم إرفاق مستند الإيصال الأساسي بفاتورة المورد وإثبات الاستلام وأمر الشراء. هذه الحزمة مفيدة للاحتفاظ بالمستندات ذات الصلة في مكان واحد ، وتسهل من تبرير وتدقيق معاملات المدفوعات.
يتم إنشاء الإيصال بعد استلام فاتورة من أحد الموردين. يتم ختمه "بالدفع" عند إجراء شيك أو دفع إلكتروني لمورد ، ثم يتم أرشفته مع أي مستندات داعمة.
إذا تم استخدام القسائم لجميع الدائنين ، فيمكن تجميع مجاميعها لتحديد المبلغ الإجمالي للحسابات الدائنة المستحقة. هذه الوظيفة ليست ضرورية في نظام محوسب ، حيث يتم استخدام تقرير الذمم القديمة بدلاً من ذلك.
لا يتم إنشاء الإيصال عندما يتم استحقاق الالتزام فقط (وهو ما يحدث في حالة عدم وجود فاتورة المورد). أيضًا ، لا يتم استخدام القسائم في عملية كشوف المرتبات.
