خطاب المطالبة هو إشعار يتم إرساله إلى العميل ، يفيد بأنه متأخر في دفع حساب مستحق إلى المرسل. عادةً ما تتبع رسائل المطالبة تقدمًا من رسائل التذكير المهذبة إلى طلبات الدفع الأكثر صرامة ، إذا استمر العميل في عدم الاستجابة في الدفع. يجب أن تكون الرسائل القليلة الأولى التي يتم إرسالها إلى العميل مهذبة ، بناءً على النظرية القائلة بأن العميل قد تغاضى ببساطة عن الدفع ، وأن الشركة تريد الاحتفاظ بحسن نيتها للأعمال المستقبلية.
ومع ذلك ، مع مرور المزيد من الوقت ، تبدأ الشركة في تغيير افتراضها للقيام بمزيد من الأعمال التجارية مع العميل ، وبالتالي تميل إلى التقليل من قيمة السمعة الحسنة للعميل التي تريد الاحتفاظ بها لصالح الدفع الآن. بغض النظر عن نغمة الخطاب ، فإنه يشير دائمًا إلى المبلغ المستحق وتاريخ الفاتورة غير المدفوعة ورقم الفاتورة وأي غرامات دفع متأخر أو غرامات فائدة.
في مرحلة ما بعد تاريخ الدفع العادي ، ستنخفض فعالية إصدار خطابات المطالبة ، بحيث تتوقف الشركة عن استخدامها وتعتمد على جهات الاتصال الشخصية والمحامين ووكالات التحصيل بدلاً من ذلك.
يمكن أن تتخذ رسالة المطالبة مجموعة متنوعة من الأشكال المادية. كان في الأصل خطابًا يمكن إرساله بالبريد العادي أو البريد المسجل أو التسليم بين عشية وضحاها من أجل نقل الحاجة الملحة المتزايدة للطلب ، وكذلك لإنشاء سجل استلام (في حالة البريد المسجل أو التسليم بين عشية وضحاها) . ومع ذلك ، يمكن أيضًا إرسال خطاب مطالبة كرسالة فاكس أو بريد إلكتروني أو حتى رسالة نصية. يمكن أن تضل طرق التسليم الإلكتروني هذه (خاصةً الفاكس) ، وقد لا تكون فعالة مثل الطريقة الورقية التقليدية.
غالبًا ما يتم إنشاء رسائل المطالبة بواسطة الكمبيوتر ، دون أي إدخال بشري على الإطلاق. تم تكوين النظام لاستخدام نص معين إذا لم يتم السداد في غضون عدد معين من الأيام ، ثم استخدام نص مختلف للرسائل التي تم إنشاؤها بعد مرور فترة زمنية أطول بدون سداد. قد يكون من الأكثر فاعلية القيام بمهمة إنشاء وإصدار خطابات مطالبة إلى طرف ثالث.
قد يقوم موظفو قسم الائتمان بتغيير توقيت أو محتوى هذه الرسائل التي يتم إنشاؤها تلقائيًا بشكل دوري ، إذا شعروا أن بعض الاختلاف سيؤدي إلى تحسين معدل التحصيل. يمكن تحقيق ذلك من خلال اختبار A-B ، حيث يتم إصدار نسختين من خطاب المطالبة ، ويتم رصد فعالية كل منهما ؛ إذا نتج عن أحد الإصدارات المزيد من مدفوعات العملاء ، يصبح هذا الإصدار هو تنسيق الحرف الافتراضي الجديد الذي سيتم استخدامه.
هناك قواعد تحكم مستوى التهديد الذي يمكن تضمينه في خطاب المطالبة ، اعتمادًا على الولاية القضائية الحكومية التي يقيم فيها العميل ، لذلك عليك تجنب رسائل المطالبة الشديدة للغاية.
خطاب المطالبة ليس هو نفس بيان نهاية الشهر. يتم إرسال كشف حساب لجميع العملاء الذين لديهم فواتير غير مدفوعة في نهاية الشهر. يتضمن البيان جميع الفواتير التي لم يتم دفعها بعد ، حتى لو لم تكن مستحقة الدفع بعد. لا يعتبر البيان مضايقة ، بل بيان حساب بسيط في وقت ما. ومع ذلك ، لا يزال يُعتبر أداة تحصيل ، لأنه قد يؤدي إلى استفسارات العملاء حول الفواتير التي لا يملكونها في سجلاتهم ، وبالتالي لم يكونوا ليقوموا بدفعها.
