الفصل بين الواجبات هو إسناد خطوات مختلفة في عملية لأشخاص مختلفين. القصد من القيام بذلك هو القضاء على الحالات التي يمكن أن ينخرط فيها شخص ما في السرقة أو غيرها من الأنشطة الاحتيالية من خلال وجود قدر مفرط من السيطرة على العملية. في الأساس ، يجب تقسيم الوظائف العامة الثلاث التالية في العملية بين أشخاص مختلفين:
الحضانة المادية للأصل
حفظ السجلات للأصل
تفويض بالحيازة أو التصرف في الأصل
فيما يلي عدة أمثلة على الفصل بين المهام:
لا يمكن للشخص الذي يتلقى البضائع من الموردين في المستودع التوقيع على شيكات للدفع للموردين مقابل هذه البضائع.
لا يمتلك الشخص الذي يحتفظ بسجلات الجرد الحيازة المادية للمخزون.
لا يمكن للشخص الذي يبيع أصلًا ثابتًا لطرف ثالث تسجيل البيع أو تولي الدفع من الطرف الثالث.
يعد الفصل بين المهام عنصرًا أساسيًا في نظام التحكم. سيبحث المدققون عن الفصل بين المهام كجزء من تحليلهم لنظام الضوابط الداخلية في الكيان ، وسيقومون بتقليل حكمهم على النظام إذا كان هناك أي فشل في الفصل. عندما يكون هناك فشل في الفصل ، سيفترض المدققون أن هناك خطرًا متزايدًا من الاحتيال ، ويعدلون إجراءاتهم وفقًا لذلك.
يصعب تحقيق الفصل بين الواجبات في منظمة أصغر ، حيث يوجد عدد قليل جدًا من الأشخاص الذين يمكنهم تحويل المهام بشكل فعال إلى أشخاص مختلفين. هناك مشكلة أخرى تتعلق بالفصل وهي أن نقل المهام بين عدد كبير جدًا من الأشخاص يجعل تدفق العملية أقل كفاءة. عند الرغبة في مستوى أعلى من الكفاءة ، تكون المقايضة المعتادة هي التحكم الأضعف لأن الفصل بين الواجبات قد تم تقليله.
يُعرف الفصل بين الواجبات أيضًا باسم فصل المهام.
