يعد تحصيل الحسابات المستحقة القبض أمرًا حيويًا ، لأنه يوفر النقد اللازم لدعم عمليات الشركة. تحصيل حسابات القبض ليس فقط مهمة قسم التحصيل. بدلاً من ذلك ، فإنه يدعو إلى بذل جهد على مستوى الشركة ، لأنه يمكن تحسين المجموعات قبل إصدار فاتورة للعملاء. ضع في اعتبارك الخطوات التالية لتحصيل حسابات القبض:
حل المشكلة الداخلية
لا يتم دفع نسبة عادلة من جميع فواتير العملاء لأن العملاء غير راضين عن السلع أو الخدمات التي تلقوها. هذا ليس خطأ قسم التحصيل. بدلاً من ذلك ، يجب أن يشارك فريق الإدارة العليا في متابعة كل قضية أشار إليها العملاء ، مثل المنتجات الفاشلة ، والخدمة غير الكافية ، والسلع التالفة ، والعناصر غير الصحيحة التي يتم شحنها ، وما إلى ذلك. في كثير من الحالات ، فإن العمليات الداخلية التي تسببت في حدوث هذه المشاكل سوف تفعل ذلك مرة أخرى حتى يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية. باختصار ، يجب أن تكون هناك حلقة ملاحظات نشطة ترسل شكاوى العملاء مرة أخرى إلى مجموعة الإدارة الأساسية لحل المشكلة بشكل مستمر.
إدارة المجموعات
يجب أن يُمنح أي شخص يشارك في المجموعات الوقت والموارد للمشاركة في المجموعات بطريقة فعالة. يمكن أن تساعد العناصر التالية في تحسين كفاءة القسم:
نشر. الترحيل الفوري للنقد ، بحيث لا يتصل موظفو التحصيل بالعملاء بشأن الفواتير التي دفعوها بالفعل.
قاعدة البيانات. نظام تحصيل محوسب يتتبع وعود العملاء ، ويقوم بالاتصال التلقائي بالعملاء ، وإرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني تلقائيًا ، وما إلى ذلك. هذا يزيد بشكل كبير من كفاءة موظفي التحصيل.
دعم الموظفين. طاقم إداري يبقي جميع عوامل التشتيت غير الضرورية بعيدًا عن موظفي التحصيل.
جدولة الموظفين. جدولة العمل التي تحافظ على موظفي التحصيل من المشاركة في أي نشاط آخر غير المجموعات خلال ساعات الذروة.
تقنيات الجمع
هناك مجموعة متنوعة من الأساليب القياسية المستخدمة في الاتصال بالعملاء واستخلاص وعود بالدفع منهم. أخذ عينات من الطرق الأكثر شيوعًا هي:
قم بإصدار رسائل مطالبة أو رسائل بريد إلكتروني عندما يبدو أن العملاء بحاجة إلى تذكير ذي صياغة معتدلة. تستخدم بعض الشركات سلسلة من هذه الاتصالات ، ولكل منها صياغة أكثر حدة بشكل تدريجي.
قسّم الحسابات المتأخرة المستحقة القبض إلى مجموعات ، مع تلقي الفواتير الأعلى دولارًا لأكبر قدر من الاهتمام المستمر. يؤدي القيام بذلك إلى تركيز الانتباه على تحصيل تلك الفواتير القليلة التي تشكل الجزء الأكبر من المستحقات المتأخرة.
قم بإشراك موظفي المبيعات في جهود التحصيل لمهام التجميع الأكبر أو الأكثر صعوبة ، حيث يمكن أن تكون اتصالات العملاء الخاصة بهم مفيدة.
عرض لاستعادة البضائع التي من الواضح أن الدفع لن يتم استلامها.
إشراك شركة محاماة في التحصيلات. يمكن أن ينقل إصدار إشعارات على الورق ذي الرأسية الخاصة بمكتب المحاماة الانطباع بأن الشركة على وشك اتخاذ إجراء قانوني ضد العميل.
رفع دعوى ضد العميل في محكمة الدعاوى الصغيرة.
