نظرة عامة على دورة العد
يتضمن الجرد الدوري حساب كمية صغيرة من المخزون في المستودع كل يوم ، بهدف حساب المخزون بالكامل خلال فترة زمنية. يجب أن ينتج عن أي أخطاء يتم العثور عليها أثناء عمليات الجرد التزايدية الصغيرة هذه تعديل في سجلات محاسبة المخزون. كما ينبغي إجراء تحقيق في أسباب كل خطأ يتم اكتشافه. يجب أن تكون النتيجة النهائية إجراءات تفصيلية وتدريب ينتج عنه معدلات خطأ منخفضة للغاية في المعاملات ومستويات عالية من دقة سجلات المخزون.
يمكن تحديد العناصر المحددة لأعداد الدورات بناءً على العديد من معايير الفرز ، مثل الأكثر استخدامًا أو أعلى تكلفة. الطريقة الأكثر استخدامًا هي ببساطة البدء في أحد أركان المستودع والتقدم عبر الممرات والصناديق المختلفة ، بحيث يتم حساب جميع العناصر على أساس التناوب. إذا تم استخدام الطريقة الأخيرة ، فقد يكون من الضروري أيضًا إعادة فرز بعض العناصر بشكل متكرر ، إذا كانت ضرورية لعملية الإنتاج.
فوائد دورة العد
من خلال الانخراط في حساب الدورة ، من شبه المؤكد أن الأعمال التجارية ستواجه مستويات أعلى من دقة سجل المخزون ، مما يؤدي إلى زيادة الثقة في تقييم المخزون الناتج. وهذا بدوره قد يؤدي إلى القضاء على عمليات الجرد المادي ، لأن سجلات الجرد دقيقة بالفعل لدرجة أنه لا يلزم إجراء تحقق مادي دوري. إذا لم يعد المخزون بحاجة إلى العد في نهاية كل فترة تقرير ، يمكن أن تكون النتيجة عملية إغلاق معجلة. إذا شعر المدققون الخارجيون أنه يمكنهم الاعتماد على سجلات المخزون هذه ، فقد يقللون من إجراءات التدقيق الخاصة بهم ، مما يقلل بدوره من رسوم التدقيق التي يفرضونها على الشركة. أيضًا ، لن تكون هناك حاجة لدفع أجور الموظفين لوقت إضافي لحساب المخزون ، أو لإغلاق منطقة الإنتاج أثناء إجراء العد المادي.
إجراء حساب الدورة
الخطوات التالية مطلوبة لنجاح برنامج العد الدوري:
استكمال إدخال البيانات في جميع حركات المخزون ، بحيث يتم تحديث قاعدة بيانات المخزون بالكامل.
اطبع تقرير الجرد الدوري ، والذي يوضح مواقع الحاويات التي سيتم عدها ، وقم بتعيينها لموظفي المستودعات.
تقارن عدادات الدورة المواقع والأوصاف والكميات المذكورة في التقرير بما يرونه على الرف. كما يقومون بتتبع ما يرونه على الرف إلى التقرير ، في حالة عدم تسجيل بعض العناصر في قاعدة البيانات على الإطلاق.
تحقق من جميع الاختلافات التي تم العثور عليها وناقشها مع مدير المستودع ، وحدد ما إذا كان هناك نمط من الأخطاء التي قد تتطلب مزيدًا من الإجراءات.
إذا كان هناك حاجة إلى مزيد من الإجراءات ، فقم بتغيير الإجراءات أو التدريب أو التوظيف أو أي شيء آخر مطلوب لإزالة الخطأ.
اضبط قاعدة بيانات سجل الجرد لإزالة الخطأ الذي وجده عداد الدورة.
على أساس منتظم ، قم بمراجعة المخزون وحساب نسبة دقة المخزون. انشر النتائج في مكان عام ، وادفع المكافآت لموظفي المستودع إذا حققوا أهداف دقة التسجيل المحددة مسبقًا.
من الواضح أن هناك حاجة إلى مستوى عالٍ من الالتزام ببرنامج العد الدوري لضمان اتباع هذه الخطوات على أساس مستمر.
مشاكل عد الدورة
إذا لم يتم تحديث سجلات المخزون أولاً مع جميع حركات المخزون المعلقة ، فمن الممكن أن يكتشف عداد الدورة خطأً ويعدله. إذا تم إدخال المعاملة الفعلية بعد ذلك أعلى تعديل عداد الدورة ، فقد تكون النتيجة جيدة أكثر سجل جرد غير دقيق مما كان عليه الحال في الأصل. هذه المشكلة شائعة بشكل خاص عندما يتم تخزين نفس عنصر المخزون في مواقع متعددة ، لذلك قد يكون هناك ارتباك حول أي سجل موقع يجب ضبطه لحركة مخزون.
