إجراءات المصروفات النثرية

صندوق المصروفات النثرية

عند إضافة النقد إلى صندوق المصروفات النثرية ، فإن المفهوم الأساسي هو استبدال مبلغ أي نقد تم صرفه مسبقًا من الصندوق. يتضمن ذلك تلخيص جميع المدفوعات التي تم دفعها وإصدار استرداد نقدي للصندوق مقابل هذا المبلغ. فيما يلي توضيح لإجراءات تمويل المصروفات النثرية:

1. استمارة تسوية كاملة. أكمل نموذج تسوية المصروفات النثرية ، حيث يسرد أمين المصروفات النثرية المبالغ المتبقية في الصندوق ، والقسائم الصادرة ، وأي تجاوز أو قاصر. قد تأتي معلومات القسيمة من دفتر المصروفات النثرية. يقوم موظف المحاسبة بمراجعة النموذج والموافقة عليه ويرسل نسخة إلى موظفي الحسابات الدائنة ، إلى جانب جميع القسائم المشار إليها في النموذج. يحتفظ أمين الصندوق النثري بنسخة منه.

2. احصل على النقود. ينشئ موظفو الحسابات الدائنة شيكًا يتم صرفه لأمين الصندوق بالمبلغ المطلوب لتمويل المصروفات النثرية إلى حدها المعلن. يقوم أمين الصندوق بإيداع الشيك وتحويل الأموال إلى نقد. يقوم موظفو الحسابات الدائنة بإرسال استمارة تسوية المصروفات النثرية إلى محاسب دفتر الأستاذ العام.

3. إضافة نقود إلى صندوق المصروفات النثرية. يقوم أمين الصندوق بتسليم المبلغ النقدي إلى أمين المصروفات النثرية ، والذي يقوم بإدراجه في صندوق المصروفات النثرية. إذا كان هناك دفتر مصروفات نثرية ، يقوم أمين الحفظ بإدخال مبلغ النقد المستلم في الكتاب ، ويقوم بتحديث إجمالي النقدية الموجودة في الصندوق.

4. سجل القسائم في دفتر الأستاذ العام. يسجل محاسب دفتر الأستاذ العام مبالغ الإيصالات المدرجة في نموذج تسوية المصروفات النثرية كمصروفات في دفتر الأستاذ العام ، ثم يقوم بحفظ النموذج والسندات المرفقة.

صرف المصروفات النثرية

تم تصميم إجراءات الصرف الخاصة بالمصروفات النثرية لتوفير وثائق كافية لكل نفقات ، بالإضافة إلى إثبات أن الأموال قد تم صرفها بالفعل. فيما يلي بيان لإجراءات صرف المصروفات النثرية:

1. طلبات الصرف على الشاشة. صرف الأموال فقط لمصاريف الأعمال البسيطة.

2. افتح المصروفات النثرية. إذا كان طلب الصرف يقع ضمن إرشادات صرف المصروفات النثرية ، فافتح الحاوية التي يتم تخزين المصروفات النثرية فيها. لأسباب أمنية ، يجب إقفال صندوق المصروفات النثرية في جميع الأوقات عندما لا يكون قيد الاستخدام.

3. قسيمة كاملة. الشخص الذي يتم تعويضه يكمل قسيمة السداد. يجب أن تحتوي هذه القسيمة على المبلغ المصروف ونوع المصروفات والتاريخ والشخص الذي تم دفع المصروفات النثرية له. إذا كان هناك إيصال يتم سداده للشخص ، فقم بتثبيته في الإيصال. هذه الخطوة ضرورية لتتبع أنواع النفقات التي يتم إجراؤها ، والتي يمكن تحميلها بعد ذلك على حسابات المصروفات المختلفة.

4. صرف النقود. احسب المبالغ النقدية التي يتم صرفها ، واطلب من المستلم حسابها أيضًا ، للتحقق من المبلغ المدفوع. يجب على متلقي النقد بعد ذلك التوقيع على الإيصال ؛ يوفر هذا دليلًا على أن أمين الحفظ لم يملأ القسيمة وببساطة في جيبه المبلغ المقابل من النقد. قم بتخزين جميع القسائم المكتملة في صندوق المصروفات النثرية.

5. تحديث دفتر المصروفات النثرية (اختياري). عند اكتمال القسيمة ، يجب على أمين الحفظ تحديث دفتر المصروفات النثرية على الفور عن طريق إضافة مبلغ المصروفات ونوعها وتاريخها وتحديث الرصيد النقدي الجاري. يمكن أيضًا الاحتفاظ بهذه المعلومات في جدول إلكتروني.