يتم استخدام إدخال دفتر اليومية لتسجيل جانبي الخصم والائتمان للمعاملة في السجلات المحاسبية. يتم استخدامه في نظام محاسبة القيد المزدوج ، حيث يلزم كل من الخصم والائتمان لإكمال كل قيد. العناصر الأساسية لتنسيق إدخال دفتر اليومية هي كما يلي:
- قد يتضمن سطر العنوان رقم إدخال دفتر اليومية وتاريخ الإدخال. يتم استخدام الرقم لفهرسة إدخال دفتر اليومية ، بحيث يمكن تخزينه واسترجاعه بشكل صحيح من التخزين.
- يتضمن العمود الأول رقم الحساب واسم الحساب الذي تم تسجيل الإدخال فيه. يتم وضع مسافة بادئة لهذا الحقل إذا كان للحساب المدين.
- يحتوي العمود الثاني على مبلغ الخصم المراد إدخاله.
- يحتوي العمود الثالث على مبلغ الائتمان المراد إدخاله.
- قد يتضمن سطر التذييل أيضًا وصفًا موجزًا لسبب الإدخال. يوصى بشدة بإدخال في سطر التذييل ، نظرًا لوجود العديد من إدخالات دفتر اليومية بحيث يسهل نسيان سبب إجراء كل إدخال.
وبالتالي ، فإن التنسيق الأساسي لإدخال دفتر اليومية هو:
