المطابقة الثلاثية هي تقنية للتحقق من الدفع لضمان صلاحية فاتورة المورد. عندما يتلقى قسم المدفوعات فاتورة من أحد الموردين ، فإنها تتطابق مع المعلومات التالية:
المعلومات الموجودة في فاتورة المورد إلى نسخة من أمر الشراء ذي الصلة الذي تم توجيهه إليه من قبل قسم المشتريات. يوضح أمر الشراء الكمية والسعر اللذين توافق بهما الشركة على شراء السلع أو الخدمات المذكورة في فاتورة المورد.
فاتورة المورد لاستلام المستندات المحالة إلى قسم المحاسبة من قبل قسم الاستلام ، للتأكد من استلام البضائع ، وأنها في الكمية الصحيحة ، وأنها في حالة جيدة.
وبالتالي ، يشير مفهوم "المطابقة الثلاثية" إلى مطابقة ثلاث مستندات - الفاتورة وأمر الشراء وتقرير الاستلام - لضمان إجراء الدفع. يتم استخدام الإجراء لضمان سداد المشتريات المصرح بها فقط ، وبالتالي منع الخسائر بسبب الاحتيال والإهمال.
إذا كشفت هذه المطابقة الثلاثية أن فاتورة المورد في حالة جيدة ، فسيقوم موظفو الحسابات الدائنة بمعالجة فاتورة الدفع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يتصل الموظفون بالمورد فيما يتعلق بأي مشاكل وجدوها ، والتي قد تؤدي إلى إصدار فاتورة منقحة أو مذكرة دائنة من قبل المورد.
مفهوم المطابقة الثلاثية لديه مشاكل. إنها عملية كثيفة العمالة ، وقد يكون من الصعب تجميع المعلومات المطلوبة ، مما قد يؤدي إلى تأخير المدفوعات بينما يبحث موظفو الحسابات الدائنة عن المعلومات الناقصة. قد تزعج التأخيرات الموردين ، كما تمنع الشركة من الحصول على خصومات على السداد المبكر يمكنك جعل المطابقة الثلاثية أكثر كفاءة من خلال:
استبعاد الفواتير الصغيرة والفواتير المتكررة من متطلبات المطابقة.
السماح لموظفي الحسابات الدائنة بالموافقة على الفواتير إذا كانت الأسعار والوحدات المدرجة في فاتورة المورد ضمن نسبة قليلة من المبالغ المحددة في أمر الشراء.
تتوفر أيضًا حلول مطابقة آلية ثلاثية الاتجاهات تتطلب استخدام أنظمة تخطيط موارد مؤسسية متكاملة تمامًا ، ولكن حتى هذه الحلول ستطلق بعض المعاملات التي يفشل فيها الحل الآلي ، مما يتطلب التحقيق اليدوي في التناقضات. هذه الأنظمة الآلية باهظة الثمن لدرجة أنها ليست حلاً قابلاً للتطبيق للشركات الصغيرة.
