نظام المصروفات النثرية هو مجموعة من السياسات والإجراءات والضوابط والنماذج التي تستخدمها الشركة لتوزيع النقود على الاحتياجات المتنوعة المتنوعة ، مثل اللوازم والخدمات المكتبية. العملية الأساسية لإنشاء نظام المصروفات النثرية هي:
موقع. حدد المواقع التي سيتم فيها تركيب صناديق المصروفات النثرية. قد يكون هناك واحد للشركة بأكملها ، أو ربما واحد لكل مبنى أو قسم.
التمويل. حدد حجم صندوق المصروفات النثرية في كل موقع. هذا عادة في حدود 100 دولار إلى 500 دولار. نظرًا لارتفاع مخاطر سرقة المصروفات النثرية ، فمن الأفضل عمومًا عدم إنشاء صناديق نثرية كبيرة للغاية ، على الرغم من ضرورة تجديد الصناديق الصغيرة بشكل متكرر.
وصي. تعيين أمناء النثريات. هؤلاء عادة ما يكونون موظفين إداريين يتواجدون في الموقع معظم اليوم ، ولديهم المهارات الكتابية الكافية للحفاظ على المقدار الضروري من حفظ السجلات بدرجة عالية من الدقة.
مربعات. قم بإعداد صناديق مصروفات نثرية مقفلة أو أدراج مكتب مقفلة ، بما في ذلك توريد قسائم المصروفات النثرية. قد يكون من الضروري إنشاء إنذار يصدر صوتًا إذا تم الوصول إلى صندوق أو درج بشكل غير صحيح.
القسائم. قم بشراء مجموعة من قسائم المصروفات النثرية من متجر مستلزمات المكاتب. ليست هناك حاجة لإنشاء نموذج مخصص.
صندوق المصروفات النثرية. قم بتحويل المبلغ المحدد من النقد إلى كل صندوق نثرية ، وقم بتسجيل التحويل في دفتر الأستاذ العام كحركة نقدية إلى حساب منفصل للمصروفات النثرية.
تمرين. تدريب أمناء المصروفات النثرية على كيفية تقييم طلبات المصروفات النثرية ، وكيفية ملء القسائم مقابل المدفوعات النقدية ، ومتى تطلب استبدال النقد عندما تكون مستويات النقد منخفضة.
مصالحة. سن إجراء يفحص بموجبه مسؤول المحاسبة بشكل دوري مبلغ النقد والإيصالات في كل صندوق للمصروفات النثرية لمعرفة ما إذا كان الإجمالي يتطابق مع المبلغ الأصلي للتمويل المحدد للصندوق ، وللتوفيق بين أي فروق.
التجديد والتسجيل. سن إجراء يقوم بموجبه أمين الصندوق بتجديد المبلغ النقدي في كل صندوق للمصروفات النثرية ، على النحو الذي يطلبه أمناء المصروفات النثرية. يتضمن هذا أيضًا تلخيص وتسجيل جميع النفقات في دفتر الأستاذ العام.
يجب أن يشتمل نظام المصروفات النثرية على عدد كافٍ من الضوابط للتخفيف من مخاطر سرقة المصروفات النثرية ، أو أنه سيتم منحها لطلبات السداد غير الملائمة ، أو تسجيل المصروفات النثرية بشكل غير صحيح. يجب عليك مراجعة مشاكل التحكم التي نشأت بشكل دوري ، لمعرفة ما إذا كان يجب تعديل نظام الضوابط لتقليل مخاطر الخسارة.
تم استبدال نظام المصروفات النثرية في العديد من الشركات ببطاقات الشراء ، وهي بطاقات ائتمان تتحكم فيها الشركة. تتمتع بطاقات المشتريات بميزة فريدة تتمثل في إزالة الأموال النقدية التي يمكن الوصول إليها بسهولة من مقر الشركة. بديل آخر هو أن يقوم الموظفون بشراء العناصر بأموالهم الخاصة ثم تعويض الموظفين بتقارير النفقات. إذا تم استخدام الخيار الأخير ، شجع الموظفين على تقديم تقارير النفقات بشكل متكرر ، حتى لا يمولوا نفقات الشركة لفترة طويلة. هذا يعني أيضًا أنه يجب معالجة تقارير المصروفات المقدمة بأسرع ما يمكن.
