يتضمن الإغلاق الافتراضي استخدام أنظمة محاسبية متكاملة على مستوى الشركة لإنتاج البيانات المالية في أي وقت عند الطلب. لا يتطلب هذا النهج أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) فحسب ، بل يتطلب أيضًا قدرًا كبيرًا من الجهد لضمان صحة المعلومات الأساسية. الاستثمار المطلوب كبير جدًا لدرجة أنك نادرًا ما ترى إغلاقًا افتراضيًا في الشركات الصغيرة. يتطلب الإغلاق الافتراضي اهتمامًا خاصًا بالمجالات التالية:
- المحاسبة المركزية. يكاد يكون من المستحيل تحقيق إغلاق افتراضي بدون قدر كبير من المركزية المحاسبية جنبًا إلى جنب مع برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP). على العكس من ذلك ، هذا يعني أنه لا يمكن أن يكون لديك عمليات محاسبية منتشرة في جميع أنحاء الأعمال التجارية التي تعمل على برامج محاسبة مختلفة.
- محاسبة موحدة. يجب تحديد المعاملات التجارية ومعاملتها بنفس الطريقة في كل مكان. خلاف ذلك ، يجب على موظفي المحاسبة قضاء بعض الوقت في التحقيق في مخالفات المعاملات المقدمة من مختلف الفروع.
- تتبع الخطأ. يجب تعقب أي أخطاء يتم العثور عليها والقضاء على أسبابها الأساسية. خلاف ذلك ، هناك الكثير من المشاكل مع البيانات المالية الافتراضية القريبة لوضع الكثير من الاعتماد عليها.
قد لا تكون نتائج الإغلاق الافتراضي دقيقة تمامًا ، نظرًا لصعوبة أتمتة بعض مستحقات المصروفات وتخصيصات التكلفة والاحتياطيات.
يختلف الإغلاق الافتراضي عن الإغلاق الناعم من حيث أن الإغلاق الناعم يتطلب عددًا محدودًا من خطوات الإغلاق ؛ وبسبب خطوات الإغلاق هذه ، عادةً ما يتم استخدام الإغلاق الناعم فقط في نهاية الشهر. نظرًا لأن الإغلاق الافتراضي يتم تلقائيًا بشكل أساسي ، فلا توجد خطوات إغلاق ، مما يسمح لك بتشغيل البيانات المالية لأي فترة زمنية على الإطلاق ؛ وبالتالي ، فإن البيانات المالية اليومية ممكنة.
إن النفقات والجهد طويل الأجل المطلوبين لإنشاء إغلاق افتراضي ليسا استثمارًا جيدًا في الصناعات ذات النمو البطيء حيث توجد منافسة جديدة قليلة ودورات المنتج طويلة. ومع ذلك ، يمكن أن تكون هذه التكلفة جديرة بالاهتمام في الموقف العكسي ، حيث تتغير بيئة الأعمال بسرعة كبيرة ، ويمكن للإدارة استخدام البيانات المالية اليومية لإجراء تصحيحات مستمرة للمسار على الاتجاه العام للأعمال. ومع ذلك ، حتى في الحالة الأخيرة ، فإن الإغلاق الافتراضي لا يستحق الجهد إلا إذا كانت الإدارة ستستخدم المعلومات بالفعل لاتخاذ القرارات في الوقت المناسب ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد تكون عملية الإغلاق الأكثر تقليدية حلاً أفضل وأقل تكلفة.
