الأمر الدائم هو إذن متكرر للشراء أو الدفع. يمكن أن ينطبق المفهوم على كل من مناطق الشراء والذمم الدائنة ، حيث تكون الاختلافات كما يلي:
- شراء. يتم إصدار أمر شراء متكرر ، والذي قد يسمى أمر شراء رئيسي ، إلى مورد يصرح بعمليات تسليم متكررة إلى المشتري. تحدد هذه الاتفاقية عادةً الأسعار الواجب دفعها والكميات التي سيتم تسليمها خلال فترة شراء محددة. قد يُطلب من البائع الانتظار حتى يتم إرسال أذونات محددة من قبل المشتري ، أو لمجرد إجراء عمليات التسليم على أساس متكرر.
- الذمم الدائنة. يتم سداد المدفوعات المتكررة بنفس المبلغ للموردين. يستخدم هذا النهج بشكل شائع للالتزامات التعاقدية ، مثل المدفوعات الشهرية للتأمين والإيجار والقروض ورسوم وقوف السيارات. عادة ما يكون هذا في شكل تعليمات مع بنك المشتري لإصدار مدفوعات على فترات منتظمة إلى الحساب المصرفي للبائع. عادة ما يتم تدوين المعلومات الواردة في الأمر الدائم في نموذج التفويض الذي يطلبه بنك المشتري.
يمكن للأوامر الدائمة أن تزيد من كفاءة الأعمال التجارية عن طريق تكرار عمليات الشراء والمدفوعات ، بدلاً من المطالبة ببدء المعاملات الفردية في كل مرة يجب إجراء عملية شراء أو دفع. يؤدي القيام بذلك إلى تقليل كمية الأعمال الورقية المرتبطة بشكل كبير. يكمن الخطر في استخدامها في أنها قد تستغرق وقتًا طويلاً ، بحيث يمكن أن تستمر عمليات الشراء بعد عدم الحاجة إليها ، أو المدفوعات التي تتم بعد عدم وجود التزام للقيام بذلك. وبالتالي ، يجب مراقبة تواريخ إنهاء الأوامر الدائمة باستمرار.
مصدر قلق آخر هو أن أي نوع من الأوامر الدائمة يمكن أن يخلق التزامًا كبيرًا على الشركة ، لذا عليك تقييد عدد الموظفين المصرح لهم بإصدارها.
