فترة الاحتفاظ هي عدد السنوات التي يجب الاحتفاظ فيها بسجلات معينة قبل إتلافها. قد تكون هذه الفترة مطلوبة بموجب القانون أو تحدد بناءً على أسباب أخرى ، مثل المسؤولية القانونية أو خدمة العملاء أو لأغراض إعداد التقارير المالية. بمجرد انتهاء فترة الاحتفاظ بالوثيقة ، عادة ما تكون هناك عملية قياسية للتحقق من إمكانية إتلاف المستند بالفعل ، مما يمنح الإدارة فرصة أخيرة لتحويل المستند إلى تخزين طويل الأجل. إذا لم يتم اتخاذ هذا الخيار ، فسيتم إتلاف المستند.
لا يتم إتلاف بعض المستندات ذات القيمة التاريخية أو القانونية الخاصة ؛ أي ، لم يتم تحديد فترة الاستبقاء. عادة ما يتم الاحتفاظ بهذه المستندات في مكان تخزين دائم منفصل.
