تقوم العديد من المنظمات بإعداد الميزانيات التي تستخدمها كوسيلة للمقارنة عند تقييم نتائجها الفعلية خلال العام المقبل. يجب أن تكون عملية إعداد الميزانية شديدة الصرامة وأن تتبع جدولاً زمنيًا محددًا ، بحيث تكون الميزانية المكتملة جاهزة للاستخدام بحلول بداية السنة المالية التالية. فيما يلي الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها عند إعداد الميزانية:
تحديث افتراضات الميزانية. قم بمراجعة الافتراضات حول بيئة أعمال الشركة التي تم استخدامها كأساس للميزانية الأخيرة ، وقم بتحديثها حسب الضرورة.
مراجعة الاختناقات. حدد مستوى سعة عنق الزجاجة الأساسي الذي يمنع الشركة من تحقيق المزيد من المبيعات ، وحدد كيف سيؤثر ذلك على أي نمو إضافي لإيرادات الشركة.
التمويل المتاح. حدد المبلغ الأكثر احتمالاً للتمويل الذي سيكون متاحًا خلال فترة الميزانية ، مما قد يحد من خطط النمو.
نقاط تكلفة الخطوة. حدد ما إذا كان سيتم تكبد أي تكاليف خطوة خلال النطاق المحتمل للنشاط التجاري في فترة الميزانية القادمة ، وحدد مقدار هذه التكاليف ومستويات النشاط التي سيتم تكبدها.
إنشاء حزمة الميزانية. انسخ تعليمات الموازنة الأساسية من حزمة التعليمات المستخدمة في السنة السابقة إلى الأمام. قم بتحديثه من خلال تضمين النفقات الفعلية التي تم تكبدها في السنة الحالية حتى تاريخه ، وكذلك تحويل هذه المعلومات سنويًا للعام الحالي بالكامل. أضف تعليقًا إلى الحزمة ، يوضح معلومات تكلفة الخطوة ، والاختناقات ، وقيود التمويل المتوقعة لسنة الميزانية القادمة.
إصدار حزمة الميزانية. قم بإصدار حزمة الميزانية شخصيًا ، حيثما أمكن ، وأجب عن أي أسئلة من المستلمين. حدد أيضًا تاريخ استحقاق المسودة الأولى لحزمة الميزانية.
الحصول على توقعات الإيرادات. احصل على توقعات الإيرادات من مدير المبيعات ، وتحقق من صحتها مع الرئيس التنفيذي ، ثم وزعها على مديري الأقسام الآخرين. يستخدمون معلومات الإيرادات كأساس لتطوير ميزانياتهم الخاصة.
الحصول على ميزانيات القسم. احصل على الميزانيات من جميع الأقسام ، وتحقق من الأخطاء ، وقارن مع قيود الاختناق والتمويل والخطوة في التكاليف. اضبط الميزانيات حسب الضرورة.
الحصول على طلبات الميزانية الرأسمالية. تحقق من صحة جميع طلبات الميزانية الرأسمالية وأرسلها إلى فريق الإدارة العليا مع التعليقات والتوصيات.
تحديث نموذج الميزانية. أدخل جميع معلومات الميزانية في نموذج الميزانية الرئيسية.
راجع الميزانية. لقاء مع فريق الإدارة العليا لمراجعة الميزانية. تسليط الضوء على مشاكل القيود المحتملة ، وأي قيود ناجمة عن مشاكل التمويل. لاحظ جميع التعليقات التي أدلى بها فريق الإدارة ، وأعد توجيه هذه المعلومات إلى منشئي الميزانية ، مع طلبات لتعديل ميزانياتهم.
عملية تكرارات الميزانية. تتبع طلبات تغيير الميزانية المعلقة ، وقم بتحديث نموذج الميزانية بالتكرارات الجديدة فور وصولها.
إصدار الميزانية. إنشاء نسخة ملزمة من الميزانية وتوزيعها على جميع المستلمين المصرح لهم.
تحميل الميزانية. قم بتحميل معلومات الميزانية في البرنامج المالي ، بحيث يمكنك إنشاء الميزانية مقابل التقارير الفعلية.
قد يكون عدد الخطوات المذكورة هنا مفرطًا بالنسبة إلى شركة أصغر ، حيث ربما يشارك شخص واحد فقط في هذه العملية. إذا كان الأمر كذلك ، يمكن ضغط عدد الخطوات بشكل كبير ، لدرجة أنه يمكن إعداد ميزانية أولية في يوم أو يومين.
