تظهر المسؤولية السلبية عادةً في الميزانية العمومية عندما تدفع الشركة أكثر من المبلغ المطلوب من خلال الالتزام. على سبيل المثال ، إذا كنت ستدفع فاتورة مورد مرتين عن طريق الخطأ ، فإن الدفعة الأولى ستقلل من الالتزام الأصلي المسجل في الحسابات المستحقة الدفع إلى الصفر ، في حين أن الدفعة الثانية لن يكون لها التزام مقاصة ، مما ينتج عنه التزام سلبي في الميزانية العمومية.
المطلوبات السلبية عادة ما تكون لمبالغ صغيرة مجمعة في الخصوم الأخرى. تظهر بشكل متكرر في سجل الحسابات الدائنة كائتمانات ، والتي يمكن لموظفي حسابات الشركة الدائنة استخدامها لتعويض المدفوعات المستقبلية للموردين. من الناحية الفنية ، فإن المسؤولية السلبية هي أحد أصول الشركة ، وبالتالي يجب تصنيفها كمصروفات مدفوعة مسبقًا.
يتم إنشاء معظم الخصوم السلبية عن طريق الخطأ ، لذلك يشير وجودها إلى وجود مشاكل في نظام المحاسبة الأساسي. على سبيل المثال ، قد لا يتعرف برنامج المحاسبة على أرقام فواتير الموردين المكررة ويبلغ عنها ، مما يسمح بدفع الفواتير التي تم تقديمها أكثر من مرة مرة أخرى.
