مستندات المصدر هي الأساس المادي الذي يتم على أساسه تسجيل المعاملات التجارية. عادةً ما يتم الاحتفاظ بوثائق المصدر لاستخدامها كدليل عندما يقوم المدققون في وقت لاحق بمراجعة البيانات المالية للشركة ، ويحتاجون إلى التحقق من حدوث المعاملات في الواقع. عادة ما تحتوي على المعلومات التالية:
وصف الصفقة التجارية
تاريخ الصفقة
مبلغ محدد من المال
توقيع تفويض
يتم أيضًا ختم العديد من مستندات المصدر للإشارة إلى الموافقة ، أو لتسجيل التاريخ الحالي أو الحسابات التي سيتم استخدامها لتسجيل المعاملة الأساسية.
لا يجب أن يكون المستند المصدر مستندًا ورقيًا. يمكن أن يكون أيضًا إلكترونيًا ، مثل سجل إلكتروني لساعات عمل الموظف ، كما يتم إدخاله في نظام ضبط الوقت للشركة من خلال هاتف ذكي.
أمثلة على المستندات المصدر ، والمعاملات التجارية ذات الصلة التي تظهر في السجلات المالية ، هي:
كشف حساب بنكى. يحتوي هذا على عدد من التعديلات على رصيد دفتر الشركة للنقد المتوفر والتي يجب على الشركة الرجوع إليها لجعل سجلاتها متوافقة مع سجلات البنك.
شريط تسجيل النقدية. يمكن استخدام هذا كدليل على المبيعات النقدية ، مما يدعم تسجيل معاملة البيع.
إيصال بطاقة الائتمان. يمكن استخدام هذا كدليل على صرف الأموال من المصروفات النثرية.
Lockbox تحقق من الصور. تدعم هذه الصور تسجيل الإيصالات النقدية من العملاء.
قسيمة التعبئة. يصف هذا العناصر التي يتم شحنها إلى العميل ، وبالتالي يدعم تسجيل حركة البيع.
طلب المبيعات. يمكن استخدام هذا المستند ، عند اقترانه ببوليصة الشحن و / أو قائمة التعبئة ، لإصدار فاتورة للعميل ، مما يؤدي بدوره إلى إنشاء معاملة بيع.
فاتورة المورد. هذا مستند مصدر يدعم إصدار الدفع النقدي أو الشيك أو الدفع الإلكتروني للمورد. تدعم فاتورة المورد أيضًا تسجيل مصروف أو عنصر مخزون أو أصل ثابت.
بطاقة الحضور. هذا يدعم إصدار شيك الراتب أو الدفع الإلكتروني للموظف. إذا تم إصدار فاتورة بساعات الموظف للعملاء ، فهذا يدعم أيضًا إنشاء فواتير العميل.
على سبيل المثال ، تعمل الشركة في مجال الاستشارات. يقوم بتجميع معلومات ساعات العمل من الجداول الزمنية للموظفين ، والتي يتم تضمينها بعد ذلك في فواتير العميل التي تؤدي بدورها إلى إنشاء معاملة بيع وحسابات القبض. وبالتالي ، في هذه الحالة ، يكون الجدول الزمني هو المستند المصدر لمعاملة البيع.
هناك عدد من الضوابط الممكنة التي يمكن استخدامها لتقليل مخاطر عدم تسجيل المستندات المصدر بشكل صحيح في نظام المحاسبة. أحد عناصر التحكم الأكثر شيوعًا هو ترقيم المستندات مسبقًا ، بحيث يسهل تعقب المستندات المفقودة. هناك عنصر تحكم آخر يتمثل في تسوية الأرصدة في الحسابات بمستندات المصدر الداعمة لمعرفة ما إذا لم يتم تسجيل بعض المستندات ، أو إذا كانت بعض المعاملات المسجلة في الحسابات لا يبدو أن لديها أي مستندات مصدر داعمة.
تنص اللوائح المختلفة على الاحتفاظ ببعض وثائق المصدر لعدد من السنوات. قد يكون من الحكمة أيضًا الاحتفاظ بهذه المستندات بغض النظر عن اللوائح ، وذلك فقط لتقديم دليل في حالة وجود دعوى قضائية ، أو لتقديم خدمة عملاء أفضل. لهذه الأسباب ، يجب على الشركة أن تتبنى سياسة إتلاف المستندات التي تتحكم بشكل صارم في التقطيع أو أي شكل آخر من أشكال التخلص من مستندات المصدر حتى مرور عدد معين من السنوات.
