مفهوم حساب المصاريف له معنيان مختلفان. أحدهما ينطوي على نفقات السفر والترفيه ، والآخر مفهوم أكثر عمومية يحدد نوع الحساب. كلا التعريفين مذكوران أدناه.
حساب مصاريف T&E
يشير حساب المصروفات إلى الأموال المدفوعة للموظف ، والتي يتم استخدامها بعد ذلك لنفقات السفر والترفيه. قد يتم دفع أموال حساب المصروفات مقدمًا من الوقت الذي يتم فيه إنفاقها فعليًا على أعمال الشركة ، وفي هذه الحالة يُشار إلى الأموال على أنها سلفة. بدلاً من ذلك ، قد يتم دفع الأموال استجابةً لتقديم تقرير المصاريف من قبل الموظف ، وفي هذه الحالة يُشار إلى الأموال على أنها سداد. يتم تسجيل السلفة مبدئيًا كأصل متداول ، بينما يتم تسجيل السداد فورًا كمصروف عند تكبدها. عندما يقدم الموظف دليلاً على كيفية استخدام السلفة ، يتم بعد ذلك الاعتراف بالأصل الحالي كمصروف.
تميل مبالغ المدفوعات النقدية المرتبطة بحساب المصروفات إلى أن تكون الأكبر عند ربطها بموظف يعمل بشكل مستقل عن العمليات الداخلية للشركة ، وأفضل مثال على ذلك هو مندوب المبيعات. يحتاج هؤلاء الأفراد إلى تمويل كافٍ للسفر أكثر مما هو معتاد للموظفين الآخرين.
يمكن إساءة استخدام مفهوم حساب المصاريف ، إما عن طريق إنفاق أموال أكثر مما هو مطلوب من قبل شخص حكيم ، أو عن طريق تلقي سلف وعدم استخدام النقد نيابة عن الشركة. وبالتالي ، تفرض العديد من الشركات ضوابط صارمة على استخدام حسابات المصروفات ، بما في ذلك استخدام تقارير المصروفات ، وسياسات السفر ، ومراجعة المدفوعات المقدمة ، والمراجعات المستمرة للرصيد المستحق في حساب أصول السلف.
نوع حساب المصاريف
الجزء الأكبر من جميع الحسابات المستخدمة في دفتر الأستاذ العام هي حسابات المصروفات. هذا نوع من الحساب المؤقت يتم فيه تخزين جميع المصروفات التي تكبدتها كيان خلال فترة محاسبية. وبالتالي ، قد تكون هناك حسابات مصاريف للرسوم المصرفية ، وتكلفة البضائع المباعة ، والمرافق ، وما إلى ذلك. تعتبر هذه الحسابات مؤقتة ، حيث يتم استبعادها في نهاية السنة المالية ، لإفساح المجال لتسجيل مجموعة جديدة من النفقات في السنة المالية التالية.
