يتم استخدام ضوابط الذمم الدائنة للتخفيف من مخاطر الخسائر في وظيفة الذمم الدائنة. يتم تجميع ضوابط الدائنين في ثلاث فئات عامة ، والتي تتحقق من التزام الشركة بالدفع ، وإدخال بيانات الدائنين في نظام الكمبيوتر ، والدفع للموردين. الضوابط هي كما يلي:
الالتزام بدفع الضوابط
يمكن التحقق من الالتزام بالدفع من خلال واحدة من عدة ضوابط ممكنة. هم انهم:
الموافقة على الفاتورة. الشخص الذي في وضع يسمح له بالسداد يعني موافقته أو موافقتها على فاتورة المورد. ومع ذلك ، يعد هذا في الواقع عنصر تحكم ضعيف نسبيًا إذا كان المعتمد يرى فاتورة المورد فقط ، حيث لا توجد طريقة لمعرفة ما إذا تم استلام السلع أو الخدمات ، أو إذا كانت الأسعار التي يتم تحصيلها هي ما وافقت عليه الشركة في الأصل. قد يرغب الموافق أيضًا في معرفة حساب دفتر الأستاذ العام الذي سيتم فرض رسوم عليه. وبالتالي ، من الأفضل أن يقوم موظفو الدائنين أولاً بتجميع فاتورة المورد ، وتفويض أمر الشراء ، واستلام المستندات في حزمة ، ثم ختم الفاتورة بكتلة توقيع تتضمن رقم الحساب المراد تحصيله ، ومن ثم الحصول على الموافق راجعه. يمنح هذا الأسلوب المراجعين مجموعة كاملة جدًا من المعلومات للعمل معها.
الموافقة على أمر الشراء. يصدر قسم المشتريات أمر شراء لكل عملية شراء يتم إجراؤها. من خلال القيام بذلك ، فإن موظفي المشتريات ، في جوهرهم ، يوافقون على جميع النفقات قبل أن يتم دفعها ، مما قد يمنع حدوث بعض النفقات على الإطلاق. نظرًا لأن هذا التحكم يستلزم قدرًا كبيرًا من العمل من قبل موظفي المشتريات ، فمن المحتمل أن يطلبوا من الموظفين طلب عناصر في نموذج طلب شراء رسمي.
إكمال مباراة ثلاثية. يطابق موظفو الذمم الدائنة فاتورة المورد مع أمر الشراء ذي الصلة وإثبات الاستلام قبل الإذن بالدفع. يحل هذا الأسلوب محل الحاجة إلى الموافقة على الفواتير الفردية ، حيث تعتمد الموافقة على أمر الشراء بدلاً من ذلك. كما أنه أفضل من الموافقة فقط بناءً على أمر الشراء ، لأنه يتحقق أيضًا من استلام البضائع. ومع ذلك ، فهي بطيئة بشكل مؤلم ويمكن أن تتعطل إذا كان هناك أوراق مفقودة.
بحث يدوي مكرر عن الدفع. يقوم نظام المدفوعات المحوسب بإجراء بحث تلقائي عن أرقام الفواتير المكررة. هذا مسعى أكثر صعوبة في نظام محاسبة يدوي بالكامل. في هذه الحالة ، يمكن لموظف المدفوعات البحث في ملف البائع وملف الفواتير غير المدفوعة لمعرفة ما إذا كانت الفاتورة المستلمة للتو من المورد قد تم دفعها بالفعل. في كثير من الحالات ، يجعل حجم فواتير الموردين الواردة هذا الأمر صعبًا للغاية بحيث يتخلى الموظفون المستحقون الدفع عن أي محاولة لتحديد الفواتير المكررة ، ويقبلون ببساطة أنهم سيدفعون في بعض الأحيان مقابل هذه العناصر.
ضوابط إدخال البيانات
هناك عدة طرق لضمان إدخال جميع فواتير الموردين في نظام الحسابات الدائنة ، على الرغم من أن هذه الضوابط لها درجات متفاوتة من النجاح. الضوابط هي:
سجل بعد الموافقة. يفرض هذا التحكم على موظفي الحسابات الدائنة التحقق من الموافقة على كل فاتورة قبل إدخالها في النظام.
سجل قبل الموافقة. يعطي هذا التحكم أولوية أكبر للموردين الذين يدفعون أكثر من الحصول على أذونات بالدفع ، حيث يتم تسجيل كل فاتورة مستلمة في نظام المدفوعات دفعة واحدة. يعمل عنصر التحكم هذا بشكل أفضل حيث تم استخدام أوامر الشراء بالفعل للسماح بالشراء.
اعتماد دليل ترقيم الفاتورة. ربما تكون أكبر مشكلة في مجال إدخال بيانات الذمم الدائنة هي المدفوعات المكررة. لا يبدو أن هذا يمثل مشكلة ، نظرًا لأن معظم الشركات تستخدم برامج المحاسبة التي تكتشف تلقائيًا الفواتير المكررة وتمنع المدفوعات المكررة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون هناك عدم اتساق في كيفية تسجيل أرقام الفواتير. على سبيل المثال ، هل تسجل رقم الفاتورة 0000078234 بالأصفار البادئة أم بدونها؟ إذا تم تقديم نفس الفاتورة لموظفي الدائنين مرتين ، وتم تسجيلها على أنها 0000078234 مرة واحدة و 78234 في المرة التالية ، فلن يقوم النظام بتمييزها على أنها فواتير مكررة. تنشأ نفس المشكلة مع الشرطات في رقم الفاتورة ؛ يمكن تسجيل رقم الفاتورة 1234-999 على أنه 1234-999 أو 1234999.
تطابق الميزانية في البيانات المالية. إذا تم تحميل فاتورة المورد بشكل غير صحيح إلى القسم الخطأ ، فمن الممكن أن يكتشف مدير القسم الذي يطلع على البيانات المالية وجود تباين بين المبلغ المحمل والميزانية ، وبالتالي يلفت انتباه قسم المحاسبة إلى المشكلة.
ضوابط الدفع
يتعلق الجزء الأكبر من الضوابط المذكورة أدناه بالدفع عن طريق الشيك ، حيث لا يزال هذا هو الشكل السائد للدفع. الضوابط هي:
تقسيم الشيكات والطباعة والتوقيع. يجب أن يقوم شخص واحد بإعداد الشيكات ، ويجب أن يوقعها شخص آخر. من خلال القيام بذلك ، هناك فحص متقاطع على إصدار النقد.
تخزين جميع الشيكات في مكان مغلق. يجب دائمًا تخزين مخزون الشيكات غير المستخدم في مكان مغلق. خلاف ذلك ، يمكن سرقة الشيكات وتعبئتها وصرفها بطريقة احتيالية. هذا يعني أنه يجب أيضًا تخزين أي لوحات توقيع أو طوابع في مكان مغلق.
تتبع تسلسل أرقام الشيكات المستخدمة. احتفظ بسجل مدرج في نطاق أرقام الفحص المستخدمة أثناء تشغيل الفحص. يفيد ذلك في تحديد ما إذا كانت أي عمليات تحقق في التخزين مفقودة. لا يجب الاحتفاظ بهذا السجل مع الشيكات المخزنة ، حيث يمكن لأي شخص سرقة السجل في نفس الوقت الذي يسرق فيه الشيكات.
طلب توقيع الشيك اليدوي. يمكن للشركة أن تطلب توقيع جميع الشيكات. يعد هذا في الواقع عنصر تحكم ضعيف نسبيًا ، نظرًا لأن القليل من موقعي الشيكات يتعمقون في سبب إصدار الشيكات ، ونادرًا ما يشككون في المبالغ المدفوعة. إذا اختارت الشركة استخدام لوحة التوقيع أو الختم بدلاً من ذلك ، فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك نظام أوامر شراء قوي ؛ يصبح موظفو المشتريات هم المعتمدون الفعليون على الفواتير عن طريق إصدار أوامر الشراء في وقت سابق في تدفق عملية المدفوعات.
يتطلب توقيع شيك إضافي. إذا تجاوز مبلغ الشيك مبلغًا معينًا ، فاطلب توقيعًا ثانٍ للشيك. من المفترض أن يمنح هذا التحكم العديد من الأشخاص رفيعي المستوى فرصة للتوقف عن إجراء الدفع. في الواقع ، من المرجح أن تقدم خطوة أخرى فقط في عملية الدفع دون تعزيز بيئة الرقابة حقًا.
