تصميم النظم المحاسبية
نظام المحاسبة هو في الأساس قاعدة بيانات للمعلومات حول المعاملات التجارية. الاستخدام الأساسي لقاعدة البيانات هو كمصدر للمعلومات ، لذلك يجب تصميم نظام المحاسبة بطريقة فعالة من حيث التكلفة في توفير المعلومات المطلوبة. العوامل الرئيسية في تصميم النظام المحاسبي هي كما يلي:
دخول فردي أو مزدوج. تعمل شركة صغيرة جدًا ببساطة عن طريق تسجيل الإيصالات والمدفوعات النقدية في دفتر الشيكات الخاص بها. يُعرف هذا بنظام الدخول الفردي ، ويكون مناسبًا فقط عندما لا يكون لدى صاحب العمل مصلحة في معرفة مقدار الأصول والخصوم التي تحتفظ بها الشركة. نظام الدخول الفردي بسيط للغاية ، لكنه يمكن أن يكون مناسبًا. تم تصميم نظام القيد المزدوج ليس فقط لتسجيل المبيعات والمصروفات ، ولكن أيضًا لتسجيل الأصول والخصوم وحقوق المساهمين ، وبالتالي يوفر مزيدًا من المعلومات بشكل كبير. يتطلب نظام القيد المزدوج مزيدًا من المهارة في تسجيل المعاملات ، ويتم استخدامه من قبل جميع المؤسسات الكبيرة.
أساس النقد أو الاستحقاق. يسجل الأساس النقدي للمحاسبة المعاملات فقط عند استلام النقد أو إنفاقه ، بينما يسجل أساس الاستحقاق المعاملات عندما ينبغي الاعتراف بها ، بغض النظر عن التغيرات في النقد. يجب أن يكون أساس الاستحقاق متوافقًا مع أي من أطر المحاسبة ، مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا أو معايير التقارير المالية الدولية. إذا كنت تتوقع أن تحتاج إلى بيانات مالية مدققة في المستقبل ، فاستخدم أساس الاستحقاق المحاسبي.
هيكل كود الحساب. هيكل رمز الحساب هو التعيين الرقمي أو الأبجدي الرقمي لكل حساب يتم تخزين المعلومات فيه. يسمح رمز الحساب الطويل ، مثل رمز مكون من سبعة أرقام أو أكثر ، بقدر كبير من الاحتفاظ بالسجلات المحددة. ومع ذلك ، فإنه يتطلب أيضًا مزيدًا من العمل للمحافظة عليه ، وهناك خطر أكبر من أن المعلومات سيتم ترميزها بشكل غير صحيح في الحسابات الخاطئة. وبالتالي ، فمن الأفضل عمومًا الحفاظ على تعقيد (أي طول) بنية رمز الحساب إلى الحد الأدنى. قد تجد المؤسسات الصغيرة أن بنية رمز الحساب المكونة من ثلاثة أرقام كافية لتسجيل المعلومات ، بينما قد تتطلب الكيانات الأكبر والمتعددة الأقسام هياكل أكواد أكثر تعقيدًا.
الحسابات المستخدمة. يجب أن تقرر الحسابات التي تريد إنشاؤها. كحد أدنى (لنظام استحقاق القيد المزدوج) ، ستحتاج إلى حسابات للنقد ، وحسابات القبض ، والمخزون ، والأصول الثابتة ، والحسابات الدائنة ، والمطلوبات المستحقة ، وحقوق الملكية ، والإيرادات ، وتكلفة البضائع المباعة ، والمصروفات الإدارية. ومع ذلك ، حتى الأعمال التجارية الصغيرة تحتاج إلى عدة أضعاف هذا العدد من الحسابات لتتبع عملياتها بشكل مناسب. على وجه الخصوص ، من المحتمل أن يكون من الضروري الاحتفاظ بعدد من حسابات المصروفات المختلفة ، من أجل فحص النفقات عن كثب.
التمثيل الشعبى. قد تتبنى شركة أكبر مجموعة قياسية من الحسابات وتنسخها لكل شركة من الشركات التابعة لها. قد يكون هذا ضروريًا أيضًا لخطوط الإنتاج أو المرافق الفردية. هذا المستوى من التفاصيل الدقيقة شائع بشكل خاص عندما تقوم شركة ما بتشغيل نظام تقدير تكاليف قائم على النشاط.
التقارير. يجب تجميع المعلومات المخزنة في نظام المحاسبة في نظام تقارير يتم استخدامها إما لعرض النتائج المالية ووضع الأعمال التجارية ، أو لتقديم تقارير أكثر تحديدًا عن النتائج المالية. يتم تعبئة العديد من هذه التقارير مسبقًا بحزم برامج المحاسبة ، على الرغم من أن الشركة قد يكون لها احتياجات خاصة تتطلب تقارير مصممة خصيصًا.
إجراءات. لا يعمل نظام المحاسبة حتى تكون هناك مجموعة من الإجراءات المعمول بها والتي توضح للمستخدمين كيفية تشغيل النظام. عادة ما يتم توثيق أكثر هذه الإجراءات شيوعًا بشيء من التفصيل ونقلها إلى الموظفين من خلال جلسات التدريب الرسمية.
ضوابط. هناك حاجة إلى عدد من الضوابط المحاسبية لضمان أن نظام المحاسبة يعمل بالطريقة المقصودة. ستكون هذه الضوابط خاصة بالشركة ، وقد تتطلب مشاركة مدققي حسابات الشركة أو مستشار خارجي للتأكد من أن مجموعة الضوابط المثبتة مناسبة لعمليات الشركة.
تعد العديد من المشكلات التي تمت الإشارة إليها للتو أساسية للغاية بحيث يجب عليك الحصول عليها بشكل صحيح من البداية ، أو التعرض لخطر الاضطرار إلى إعادة بناء نظام المحاسبة بالكامل في وقت لاحق لاستيعاب أي تغييرات مطلوبة. على وجه الخصوص ، من الأفضل الاعتماد الفوري لنظام مسك الدفاتر مزدوج القيد والمحاسبة على أساس الاستحقاق.
