عندما يرغب الموظف في شراء شيء ما ، فإن الطريقة التقليدية هي ملء نموذج طلب الشراء وإرساله إلى قسم المشتريات. يتحقق فريق المشتريات من المكان الذي يمكنه فيه الحصول على الصنف المطلوب بأقل سعر ، ثم يصدر أمر شراء للعميل المحدد. بمجرد قيام المورد بتسليم البضائع وإصدار فاتورة ، يجب أن يقوم موظفو حسابات الدفع بالشركة بمطابقة الفاتورة مع أمر الشراء المبدئي ودليل الاستلام ، ثم يصدر دفعة. هذه العملية مرهقة للغاية ، ويمكن تجنبها من خلال استخدام كتالوج الشراء الإلكتروني.
عندما يتم منح الموظفين حق الوصول إلى كتالوج الشراء عبر الإنترنت ، يمكنهم عرض قائمة موحدة من المنتجات التي تمت مراجعتها والموافقة عليها مسبقًا من قبل فريق المشتريات ، وتقديم الطلبات من خلال النظام. يقوم النظام بعد ذلك بإنشاء أمر شراء إلكتروني وإرساله إلى المورد المشار إليه ، جنبًا إلى جنب مع إذن شراء شامل معتمد مسبقًا. بمجرد قيام المورد بإرسال البضائع المطلوبة إلى الشركة ، يقوم الموظفون المستلمون باستدعاء الطلب على محطة العمل والتحقق من أن العنصر المطلوب قد تم الوفاء به. يقوم النظام بعد ذلك بإعلام موظفي الحسابات الدائنة للدفع للمورد.
باستخدام كتالوج الشراء عبر الإنترنت ، تتحقق الفوائد التالية:
- ورقة العمل. يتم حذف جميع المستندات المستخدمة داخليًا لطلب المشتريات وطلبها ودفع ثمنها.
- مشتريات مركزة. يتم توجيه معظم عمليات الشراء إلى عدد صغير من الموردين المحددين مسبقًا ، مما يعني أن الشركة قد تكون مؤهلة للحصول على خصومات كبيرة الحجم.
ومع ذلك ، قد تكون هناك حاجة إلى بعض برمجة النظام لإعداد عمليات الشراء عبر الإنترنت ، ويجب إعداد أوامر الشراء الشاملة مسبقًا ، مما يجعل هذا الحل أقل فعالية من حيث التكلفة للشركات الصغيرة. كما أنه يعمل بشكل أفضل للمشتريات العرضية ، بدلاً من اقتناء المواد الخام ، الأمر الذي قد يتطلب نظام إدارة مواد أكثر تفصيلاً.
