الترحيل في المحاسبة هو عندما يتم تحويل الأرصدة في دفاتر الأستاذ الفرعية والمجلة العامة إلى دفتر الأستاذ العام. يؤدي الترحيل فقط إلى نقل الرصيد الإجمالي في دفتر الأستاذ الفرعي إلى دفتر الأستاذ العام ، وليس المعاملات الفردية في دفتر الأستاذ الفرعي. قد يختار مدير المحاسبة المشاركة في النشر بشكل غير متكرر نسبيًا ، مثل مرة واحدة في الشهر ، أو ربما بشكل متكرر مرة واحدة في اليوم.
يتم استخدام دفتر الأستاذ الفرعي فقط عندما يكون هناك حجم كبير من نشاط الحركة في منطقة محاسبية معينة ، مثل المخزون أو الحسابات الدائنة أو المبيعات. وبالتالي ، فإن النشر ينطبق فقط على هذه المواقف ذات الحجم الأكبر. بالنسبة لحالات المعاملات ذات الحجم المنخفض ، يتم إجراء الإدخالات مباشرة في دفتر الأستاذ العام ، لذلك لا توجد دفاتر دفتر الأستاذ الفرعية وبالتالي لا حاجة إلى الترحيل.
على سبيل المثال ، تقوم ABC International بإصدار 20 فاتورة لعملائها على مدى أسبوع واحد ، وتكون المجاميع في دفتر الأستاذ الفرعي للمبيعات لمبيعات 300000 دولار. تقوم وحدة التحكم في ABC بإنشاء إدخال ترحيل لنقل إجمالي هذه المبيعات إلى دفتر الأستاذ العام مع خصم بقيمة 300000 دولار أمريكي إلى حساب حسابات القبض ورصيد بقيمة 300000 دولار أمريكي إلى حساب الإيرادات.
يُستخدم الترحيل أيضًا عندما تحتفظ الشركة الأم بمجموعات منفصلة من الكتب لكل شركة من الشركات التابعة لها. في هذه الحالة ، تكون السجلات المحاسبية لكل شركة تابعة بشكل أساسي مماثلة لدفاتر الأستاذ الفرعية ، لذلك يتم ترحيل إجماليات الحسابات من الشركات التابعة إلى سجلات الشركة الأم. يمكن أيضًا التعامل مع هذا في جدول بيانات منفصل من خلال عملية دمج يدوية.
تم استبعاد الترحيل في بعض أنظمة المحاسبة ، حيث لا يتم استخدام دفتر الأستاذ الفرعي. بدلاً من ذلك ، يتم تخزين جميع المعلومات مباشرةً في الحسابات المدرجة في دفتر الأستاذ العام.
عند استخدام الترحيل ، يجب على شخص ما يبحث عن المعلومات في دفتر الأستاذ العام "التنقل لأسفل" من إجماليات الحساب التي تم نشرها في حسابات دفتر الأستاذ العام ذات الصلة ، والبحث في السجلات التفصيلية المدرجة في دفاتر الأستاذ الفرعية ذات الصلة. يمكن أن يستلزم هذا قدرًا كبيرًا من العمل البحثي الإضافي.
من منظور إغلاق الدفاتر ، يعد الترحيل أحد الخطوات الإجرائية الرئيسية المطلوبة قبل إنشاء البيانات المالية. في هذه العملية ، يجب إجراء كافة إدخالات التعديل إلى دفاتر الأستاذ الفرعية المختلفة ودفتر اليومية العامة ، وبعد ذلك يتم ترحيل محتوياتها إلى دفتر الأستاذ العام. من المعتاد في هذه المرحلة تعيين علامة قفل في برنامج المحاسبة ، بحيث لا يمكن إجراء أي تغييرات إضافية على دفاتر الأستاذ الفرعية ودفاتر اليومية لفترة المحاسبة التي يتم إغلاقها. يتم بعد ذلك فتح الوصول إلى دفاتر الأستاذ الفرعية واليوميات للفترة المحاسبية التالية.
إذا لم يحدث الترحيل عن طريق الخطأ كجزء من عملية الإغلاق ، فلن تكون الإجماليات في دفتر الأستاذ العام دقيقة ، ولن تكون البيانات المالية التي تم تجميعها من دفتر الأستاذ العام.
